“Quien se permite malgastar una hora de su tiempo, no ha descubierto el valor de la vida.”

Charles Darwin.

 

¿Sabías que la mala gestión del tiempo y la sensación de no llegar a todo son de los aspectos más frustrantes en el trabajo?

 

De hecho, se trata de un problema que está alcanzando proporciones endémicas.

 

En la era de la hiperconexión, descubrimos que lo que nos debería hacer más productivos, en realidad nos hace perder el foco por abarcar demasiado.

 

Y esto tiene graves consecuencias: con el tiempo encuentras dificultades para tomar decisiones y guiar tu negocio en la dirección adecuada.

 

Si tienes la sensación de no tener tiempo para analizar ni avanzar, tu negocio ya está pagando el alto precio de la mala gestión del tiempo.

 

Esta situación genera una cantidad de estrés que puede hacer que pierdas la ilusión y la fuerza para seguir adelante con tu proyecto.

 

 

Y lo que es todavía peor, pone en riesgo tu salud.

 

Es por tanto imprescindible que implementes rutinas que te permitan organizar el tiempo para hacer más efectivas las horas que dedicas a tu negocio.

 

En este post quiero darte algunos consejos para que uses tu recurso más preciado de manera más efectiva y obtengas mayor productividad de tus horas.

 

Gestión del tiempo: ¿qué significa?

Sin duda encontrarás infinidad de respuestas a esta pregunta.

 

Para mí, gestionar el tiempo es crear un sistema con el que priorizar las acciones que me llevan a conseguir mis objetivos, sobre todo a medio y largo plazo.

 

De esta manera, planificación y control del tiempo se convierten en herramientas para gestionar mejor tu negocio, reducir el estrés y disfrutar más de tu trabajo.

 

¿Cómo organizar el tiempo?

 

Algunas personas piensan que para ser organizado se debe invertir tiempo. Pero, ¿sabes lo que requiere de mucho más tiempo? No tener un sistema de organización.

 

Estos son algunos de los consejos que les doy a mis clientes para organizarse mejor y que hoy quiero compartir contigo:

 

Divide tus objetivos.

Define muy bien dónde quieres llegar a medio-largo plazo y haz una lista con los pasos que te llevarán a conseguirlo.

 

Ahora traspasa esa información a tu calendario y convierte cada uno de esos pasos en objetivos más pequeños que ir consiguiendo a corto plazo.

 

Imagina que tuvieras que comerte un elefante, ¿cómo lo harías? Bocado a bocado.

 

Si antes de empezar cualquier acción, te abrumas por pensar en el conjunto de un objetivo gigante, lo más probable, es que sientas tal temor que no puedas ni tan siquiera comenzar.

Esta es una de las razones por las que muchas personas no arrancan a la hora de hacer realidad sus proyectos.

 

Puesto que nadie podría comerse un elefante de golpe.

 

En cambio, al dividir tu gran objetivo en otros más pequeños, parece más fácil de conseguir.

 

De esta manera, celebras cada bocado y no te parecerá tan difícil una vez lo hayas conseguido. Habrás acostumbrado a tu cerebro a tomar acción sin pensar en el resultado final.

 

Así, pones tu atención en las pequeñas acciones que haces cada día y te das cuenta de que haber empezado ya es un éxito en sí mismo.

 

Planifica para organizar el tiempo del que dispones.

Una vez que sepas cuáles son los pasos que te llevarán a conseguir tus grandes objetivos, solo tienes que ponerles fecha en tu calendario.

 

Puedes utilizar un calendario online, una agenda en papel, una pizarra,… el soporte es lo de menos. Lo importante es encontrar el método que funciona para ti y seguirlo.

 

Por eso, para planificarte bien debes crear tu sistema y comprometerte a llevarlo a cabo.

 

Acota el tiempo que necesitas para ejecutar cada tarea y reserva entre un 10 y un 15% extra para resolver posibles imprevistos. Siempre los hay y, si ya cuentas con ellos, no podrán perjudicar la planificación de ese día.

 

Céntrate en las ocupaciones macro y delega las preocupaciones micro para controlar el tiempo de trabajo que tienes.

Evita dedicar demasiado tiempo en preocupaciones que, pese a ser necesarias para el funcionamiento del día a día del negocio, no generan resultados a largo plazo.

 

Algunos ejemplos de preocupaciones micro sería tener la bandeja de entrada libre de emails por gestionar, atender cada solicitud de presupuesto en el día o reunirse con proveedores para conseguir mejores ofertas.

 

Por supuesto que estas tareas ayudan a que tu negocio siga adelante pero no son las que te acercan a conseguir los objetivos que te has marcado.

 

Por otro lado, las ocupaciones macro son para las que eres imprescindible: la actividad principal de tu negocio y por lo que decidiste emprender este camino.

 

De esta forma tendrás tiempo para terminar por fin ese nuevo producto o servicio o conseguir de una vez ese cliente premium que te permita llevar tu negocio al siguiente nivel.

 

Así que ya sabes, deja de centrarte en las preocupaciones micro porque te boicoteas y te alejas de tus metas.

 

La solución es más fácil de lo que parece y seguramente ya te lo han recomendado antes: debes aprender a delegar.

 

Si quieres saber cómo te puedo ayudar para rentabilizar mejor tu negocio, consulta mi página de servicios.

 

¿Cómo manejar el tiempo en el trabajo?

Hay acciones que puedes incluir en tu rutina desde ahora mismo para lograr una mayor eficiencia del tiempo.

 

Para ello, antes de nada, tienes que saber qué es el control efectivo del tiempo y cuál es la relación entre control de tiempo y productividad.

 

Y no, no me refiero a hacer más en menos. De lo que te estoy hablando es de aprender a manejar tu tiempo con efectividad para conseguir terminar más trabajo importante día tras día.

 

Pregúntate qué tipo de tareas has tachado de tu lista cuando terminas de trabajar. Del 1 al 10, ¿cuánto te han acercado a tus objetivos? De este modo podrás medir la productividad que ha tenido ese día.

 

Si el resultado no es el que esperabas, no te desanimes. Esto forma parte de un proceso y mañana vuelves a tener una nueva oportunidad para practicar tu sistema y mejorar cada día la eficiencia de las horas que dedicas.

¿Qué actividades limitan el control del tiempo?

Seguramente ya has oído hablar de los ladrones de tiempo en el trabajo.

 

Son acciones, aunque también personas, a los que permites robar tus horas y dar al traste con tu organización.

 

Hay infinidad de ellos. Y son tantos y tan variados, precisamente porque cada uno tenemos los nuestros (aunque algunos son comunes a casi todo el mundo).

 

Por eso, al conocerlos te será más fácil detectarlos y eliminarlos en cuanto los veas aparecer.

 

Algunos ladrones de tiempo son externos como el teléfono, el email, las redes sociales, las interrupciones constantes,…

 

Aunque existen otros que considero más peligrosos. Estos son los ladrones de tiempo internos y puedes leer sobre ellos en este otro artículo de mi blog.

Técnicas de control del tiempo y manejo de prioridades.

La habilidad para controlar el tiempo se consigue, como casi todo, con práctica.

 

Si quieres aprender cómo controlar el tiempo para obtener más rendimiento de tus horas, debes aplicar diferentes técnicas que te ayuden a lograrlo.

 

En Internet encontrarás infinidad de consejos para aprender a manejar tus prioridades.

 

Hoy me gustaría compartir contigo los míos propios. Estos son algunos de los que aplico en mi día a día y que le doy a mis clientes para conseguir mejores resultados dedicando menos tiempo.

 

Soluciona los problemas en el momento o aplaza la solución.

No inviertas tiempo en pensar en las soluciones si nos las vas a aplicar en ese mismo momento.

 

Es decir, si te enfocas en un problema, tiene que ser porque vayas a solucionarlo. De lo contrario estarás invirtiendo el doble de tiempo para una única solución.

Desprográmate del “no tengo tiempo”.

Sí, has leído bien.

 

Deja de decir “no tengo tiempo”. Es una afirmación muy limitadora que debes dejar de decir cuanto antes.

 

Cambia el “no tengo tiempo” por el “no es mi prioridad”. No estarás mintiendo si ya has adoptado la costumbre de fijar tus metas y decidir qué acciones son las que te acercan a lograrlas.

 

Prioriza.

Según el principio de Pareto el 20% de tu tiempo produce el 80% de los resultados de tu negocio.

 

Así que lista cada una de las tareas que realizas al cabo del día, identifica si pertenecen a ese 20% y, si es así, dales prioridad.

 

Esas son las que te interesa no solo comenzar sino, sobre todo, terminar.

 

Son esas en las que debes poner toda tu energía y no distraerte.

 

Delega.

Sin duda, la acción que produce los resultados más rápidos es deshacerte de las tareas que, debido a la cantidad de tiempo que consumen, te alejan de tus objetivos.

 

Piensa en las horas semanales que les dedicas y deja que las gestione otra persona que, al estar especializada, las resolverá en menos tiempo, con más eficacia y  menos coste.

 

Toma acción aplicando estos consejos y no tardarás en ver los resultados.

 

Y tú, ¿qué técnicas utilizas para controlar mejor tu tiempo?

 

Si tienes alguna duda o quieres añadir algo, déjame tu comentario. Estaré encantada de leerte y responderte.

 

 

Sobre Dolores Santonja.

Ayudo a negocios unipersonales a gestionar su día a día de manera ágil, flexible y segura. De esta manera invierten más tiempo en su negocio y crecen tanto a nivel profesional como personal.

 

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