“Si el tiempo es lo más caro, su pérdida es el mayor de los reproches.”.

Benjamin Franklin.

 

¿Ladrones de tiempo? Seguramente ya hayas oído hablar de ellos.

 

Es un concepto que se utiliza para designar todo aquello que hace que las horas que dedicas a tu trabajo no rindan tanto como te gustaría.

 

En este artículo me gustaría diferenciar los dos tipos que hay: ladrones de tiempo internos y externos.

 

Los ladrones de tiempo externos son los más conocidos.

 

Estoy segura de que ya sabes que costumbres como estar pendiente del teléfono o el correo electrónico suponen una pérdida de concentración continua que dificulta tu productividad.

 

El problema viene con los otros, los ladrones de tiempo internos: son menos conocidos y por eso es de los que te voy a hablar hoy.

 

Si ya sabes que el tiempo es el valor más preciado que tienes, debes poner freno hoy mismo a las actitudes que hacen que lo pierdas.

 


¿Qué son los ladrones de tiempo internos?

 

Son prácticas a las que, si no les pones freno, acaban convirtiéndose en obstáculos que afectan negativamente a tu rendimiento.

 

Es muy importante que estés alerta y que aprendas a combatir a los ladrones de tiempo que te impiden tener una productividad máxima.

 

Los 7 ladrones de tiempo internos que debes identificar y evitar a toda costa.

 

Existen muchos y muy variados porque cada uno tenemos los nuestros propios.

 

Yo he leído bastante acerca del tema y he aprendido a reconocer los que me estaban afectando.

 

Por eso, hoy quiero compartirlos contigo para que tú también puedas aprender cómo dejar de perder el tiempo y aumentar la productividad de tu negocio.

 

La indecisión

Si eres una persona indecisa estás perdiendo demasiado tiempo porque te cuesta elegir entre diferentes opciones.

 

Si bien es cierto que no deberías decidir a la ligera sobre los temas relevantes para tu negocio, no todas las decisiones tienen el mismo peso ni importancia.

 

Las personas indecisas no tienen adherencia con los resultados por falta de seguridad en sus elecciones.

 

Por eso se afectan demasiado por las equivocaciones y no disfrutan lo suficiente con los aciertos.

 

En consecuencia, debes seguir un método para evitar equivocarte:

 

  • Define la cuestión y su repercusión.
  • Establece los resultados esperados.
  • Sopesa las alternativas y compáralas.
  • Decide objetivamente cuál es la más beneficiosa.
  • Evalúa los resultados a medida que se van produciendo.

 

No dejes que el miedo a cometer errores te paralice. En el peor de los casos, habrás aprendido y tendrás la oportunidad de mejorar.

 

La procrastinación

Ya lo decía Charles Dickens: “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”.

 

Estoy segura de que has oído esa frase muchísimas veces. Aun así se sigue repitiendo y por algo será.

 

Y es que aplazar lo pendiente es un hábito altamente peligroso para tu proyecto.

 

En el momento le dará un descanso a tu cerebro. El problema es que el tiempo liberado suele llenarse con tareas de menor importancia y eso produce culpabilidad.

 

Aunque te parezca una tarea aburrida, empiézala y acábala.

 

De esta manera, el premio para tu cerebro será haber terminado y no el descanso de haber aplazado.

 

El desorden

No es cierto eso de que el desorden ya es un método en sí mismo. Esa afirmación, no es más que una excusa.

 

Por otro lado, existen estudios que afirman que el desorden es beneficioso para estimular la creatividad ya que, al ser un sistema abierto, obliga a buscar diferentes soluciones.

 

De todas maneras, no te tomes esto al pie de la letra ya que, aunque las personas creativas suelen ser desordenadas, vivir en desorden no te hará una persona más creativa.

 

Aparte de esto, debes tener bien organizado tanto tu espacio de trabajo como el archivo, físico o digital, que utilices.

 

De esta manera, encontrarás lo que buscas sin malgastar tiempo en ello.

 

Por eso, te recomiendo que busques tu propio sistema y que, ante la duda trates de quedarte en un punto medio.

 

Encuentra el equilibrio entre acceder a todo de manera fácil sin dedicar mucho tiempo a ordenar.

 

La falta de sueño

No dormir las horas necesarias es un gran error, aunque quizás sea lo primero que haces cuando no tienes tiempo.

 

Está comprobado científicamente que si no duermes lo suficiente estás perjudicando tu capacidad de concentración y memoria y, con ello, el rendimiento de las horas que dedicas a trabajar.

 

Por eso, y aunque no todo el mundo necesita las mismas horas para rendir adecuadamente, deberías descansar al menos 7 horas al día para para preservar tu salud y trabajar al máximo rendimiento.

 

Las multitarea

Hacer varias tareas al mismo tiempo es una malísima idea que hará que consigas lo contrario de lo que quieres.

 

Es mejor que clasifiques por orden de importancia (o de urgencia que, aunque no es lo más recomendable, en ocasiones es inevitable) y que las vayas solucionando temas uno a uno.

 

Esto, además de hacer que tus horas rindan más, va a ayudar a tu autoestima ya que vas terminando tareas en lugar de tener varias abiertas al mismo tiempo.

 

No saber decir que no

Cuando estableces tus prioridades, tienes que tener el control sobre tu tiempo. De lo contrario puedes terminar haciendo el trabajo de otras personas.

 

Y no, no se puede agradar a todo el mundo ni se puede abarcar todo.

 

Así que, planifica tu lista de tareas y cumple los objetivos que te marcas. Después, si te sobra tiempo, podrás atender o ayudar a los demás.

 

Al trabajar con clientes, en ocasiones, puedes parecer siempre disponible pero eso no es recomendable si quieres tener un alto rendimiento.

 

Define tus prioridades para enfocarte en lo realmente importante.

 

No saber delegar

Como ya te conté en este otro artículo de mi blog, no delegar las funciones va a hacer tus procedimientos de trabajo menos efectivos.

 

Esto es porque dejas de centrarte en el eje de tu negocio mientras pierdes el tiempo en solucionar problemas del día a día.

 

Piensa en el rendimiento que podrías sacarle a tus horas y en si las estás dedicando a áreas en las que eres imprescindible.

 

Si crees que estás abarcando demasiada carga de trabajo, ha llegado la hora de empezar a delegar.

 

En cuanto lo hagas verás los buenos resultados, tanto a nivel productivo como económico ya que el coste de tus horas es mayor al rendimiento que le estás sacando.

 

Si no sabes qué tareas puedes empezar a delegar para aumentar tu propia productividad, consulta mi página de servicios.

 

Ahora ya conoces los 7 ladrones de tiempo internos que yo he eliminado para aumentar el rendimiento de mi negocio.

 

Y a ti, ¿también te roban tiempo estos u otros ladrones?

 

Comparte en los comentarios si te identificas o si hay otras actitudes que te hacen perder tiempo.

 

Estaré encantada de leerte y responderte.

 

Sobre Dolores Santonja.

Ayudo a negocios unipersonales a gestionar su día a día de manera ágil, flexible y segura. De esta manera invierten más tiempo en su negocio y crecen tanto a nivel profesional como personal.

 

 

“Delegar. En eso consistía ser un buen líder”.

Camilla Läckberg.

 

Lo sé. Delegar supone uno de los primeros grandes retos a los que te enfrentas cuando tu negocio empieza a crecer.

 

Sin embargo, una vez que aprendes a hacerlo con efectividad, los buenos resultados no tardan en aparecer.

 

De esta forma, delegar te ayuda a disparar la productividad de tu negocio y a aumentar su rendimiento con un coste económico inferior al de las horas que le estás dedicando ahora.  

 

En el post de hoy vamos a ver qué es delegar, cómo hacerlo de manera eficaz y por qué es imprescindible si quieres hacer crecer tu negocio.

¿Qué significa delegar?

Según la definición de la RAE, es autorizar a otra persona para que haga algo en tu lugar.

 

Aplicado a los entornos de trabajo, podríamos decir que delegar es asignar responsabilidades y funciones a personas de nuestro equipo especialmente competentes en ellas.

 

Por el contrario, y esto es muy importante, no significa que debas desentenderte por completo de esas funciones y no llevar ningún control sobre ellas.

 

De hecho, antes de delegar responsabilidades para hacer crecer tu equipo deberás tener en cuenta unas cuantas acciones previas para tener éxito y evitar perder control en tu negocio.

¿Qué beneficios obtienes cuando aprendes a delegar?

 

El primero es que los resultados son medibles en el corto plazo.

 

Por otro lado, al compartir la carga de tus responsabilidades con tu equipo, mejora la percepción que tus clientes tienen de tu negocio.

 

Obtienes mayor rendimiento de tus horas.

 

Cuando dejas de encargarte de problemas sistematizados, cambias tu enfoque, te dedicas a lo que realmente te da resultados y eres capaz de acercarte con mayor rapidez a conseguir tus objetivos.

 

Ganas en competitividad.

 

Desde que te liberas de tareas rutinarias, eres capaz de pensar con mayor claridad y avanzar para conseguir tus resultados.

 

Tienes otra visión de tu negocio.

 

Es importante que, después de haber elegido a la persona adecuada, comprendas que hay otras maneras de gestionar.

 

De esta forma, puedes descubrir nuevos puntos de vista y diferentes sistemas más eficientes.

 

Al aprender esto, permites que tu negocio se beneficie de las cualidades específicas de cada miembro del equipo.

 

Por otro lado, en cuanto te puedas centrar en tus nuevas obligaciones descubrirás cualidades que tienes y que todavía no estás aprovechando.

 

Disminuyes tu nivel de estrés.

 

Como imaginarás, produce mucha tranquilidad y seguridad saber que todo está controlado, incluso cuando no estás disponible porque estás de vacaciones o no puedes atender a tus clientes.

 

Al ahorrar tiempo y aliviar la presión que sientes, eres capaz de disfrutar más en tu trabajo y obtener mejores resultados, a veces incluso, dedicando menos horas.

Cómo aprender a delegar funciones.

 

Delegar es un hábito y como tal debes aplicarlo para que cada vez te resulte más sencillo hacerlo.

 

Sin embargo, y no lo voy a negar. A todos nos ha costado delegar en algún momento dado.

 

La razón es porque nuestro cerebro está programado para proporcionarnos placer y una de las estrategias que suele usar es la sensación de seguridad.

 

Esa seguridad la logra basándose en nuestras experiencias previas. Si hasta ahora lo has solucionado tú todo (obviando el hecho de que has dejado otras responsabilidades de lado), ¿podría otra persona hacerlo de manera eficaz?

 

De lo que no te está informando tu cerebro es de que otro enfoque diferente, podría encontrar soluciones más eficaces, llevándolas a cabo de manera más rápida e incluso con mayor seguridad.

 

Es por ello por lo que debes reeducarte si quieres aprovechar los beneficios de formar un equipo.

Cómo delegar de forma eficaz.

 

Existen muchos métodos para aprender a hacerlo.

 

Por mi experiencia te diré que la manera más efectiva es planificando desde el primer momento. Así es como lo hago yo y como recomiendo hacerlo:

 

Documenta tus procesos.

 

Crea procedimientos, con el máximo nivel de detalle, acerca de las tareas que quieres delegar.

 

Esto te va a ahorrar mucho tiempo en el momento de crear un equipo.

 

Determina la responsabilidad y el rendimiento esperado.

 

Explica con la mayor claridad posible qué trabajo delegas, qué plazo de resolución tiene y cuál es el resultado que quieres conseguir.

 

Define la frecuencia con la que te tienen que informar de las gestiones.

 

Tu trabajo no es ejecutar, es supervisar. Por eso, debes definir sobre qué acciones y cada cuánto tiempo quieres recibir información para medir los progresos.

 

Enfócate en los resultados.

 

Si ya has documentado tus procesos, ten una actitud abierta a la hora de escuchar otras maneras de trabajar.

 

Una vez que compartas la visión de tu negocio y compruebes que los resultados son los esperados, permite a la otra persona utilizar sus propios métodos.

 

Esto facilita el éxito al delegar ya que creas una relación de confianza.

 

Reconoce el valor del trabajo de tu equipo.

 

Aprecia el trabajo realizado satisfactoriamente y sé accesible, sobre todo al principio, para servir de guía mientras implementáis los procedimientos que van a hacer que tu negocio progrese.

Qué funciones empezar a delegar.

 

La respuesta a esta pregunta no te va a gustar: depende. Depende de tu sobrecarga de trabajo, del tipo de tu negocio y de diversos factores más.  

 

Por mi experiencia, te diré que la atención al cliente, la gestión del correo electrónico y la facturación son las primeras tareas que la mayoría de mis clientes suelen comenzar a delegar.

 

Lo más importante es que analices bien la situación de tu negocio y decidas qué tareas son las que más te va a beneficiar eliminar de tu día a día.

 

Puedes decirme con qué necesitas ayuda para seguir avanzado con tu negocio, contactándome por medio de mi formulario de contacto.

 

 

En conclusión, para delegar con efectividad debes definir con qué funciones necesitas ayuda, seleccionar a la persona idónea y controlar los resultados para hacer ajustes si fuesen necesarios.

 

Al hacerlo de esta manera, no solo tendrás más horas libres sino que el tiempo que dediques a tu trabajo será de mayor calidad.

 

Podrás enfocarte mejor, reducir la carga de estrés y disfrutar más de tu negocio.

 

Dime, ¿qué funciones te gustaría delegar para tener más tiempo para ti?

 

Déjame tu comentario.

 

Estaré encantada de leerte y responderte.

 

Sobre Dolores Santonja.

Ayudo a negocios unipersonales a gestionar su día a día de manera ágil, flexible y segura. De esta manera invierten más tiempo en su negocio y crecen tanto a nivel profesional como personal.

 

 

 

 

“Quien se permite malgastar una hora de su tiempo, no ha descubierto el valor de la vida.”

Charles Darwin.

 

¿Sabías que la mala gestión del tiempo y la sensación de no llegar a todo son de los aspectos más frustrantes en el trabajo?

 

De hecho, se trata de un problema que está alcanzando proporciones endémicas.

 

En la era de la hiperconexión, descubrimos que lo que nos debería hacer más productivos, en realidad nos hace perder el foco por abarcar demasiado.

 

Y esto tiene graves consecuencias: con el tiempo encuentras dificultades para tomar decisiones y guiar tu negocio en la dirección adecuada.

 

Si tienes la sensación de no tener tiempo para analizar ni avanzar, tu negocio ya está pagando el alto precio de la mala gestión del tiempo.

 

Esta situación genera una cantidad de estrés que puede hacer que pierdas la ilusión y la fuerza para seguir adelante con tu proyecto.

 

 

Y lo que es todavía peor, pone en riesgo tu salud.

 

Es por tanto imprescindible que implementes rutinas que te permitan organizar el tiempo para hacer más efectivas las horas que dedicas a tu negocio.

 

En este post quiero darte algunos consejos para que uses tu recurso más preciado de manera más efectiva y obtengas mayor productividad de tus horas.

 

Gestión del tiempo: ¿qué significa?

Sin duda encontrarás infinidad de respuestas a esta pregunta.

 

Para mí, gestionar el tiempo es crear un sistema con el que priorizar las acciones que me llevan a conseguir mis objetivos, sobre todo a medio y largo plazo.

 

De esta manera, planificación y control del tiempo se convierten en herramientas para gestionar mejor tu negocio, reducir el estrés y disfrutar más de tu trabajo.

 

¿Cómo organizar el tiempo?

 

Algunas personas piensan que para ser organizado se debe invertir tiempo. Pero, ¿sabes lo que requiere de mucho más tiempo? No tener un sistema de organización.

 

Estos son algunos de los consejos que les doy a mis clientes para organizarse mejor y que hoy quiero compartir contigo:

 

Divide tus objetivos.

Define muy bien dónde quieres llegar a medio-largo plazo y haz una lista con los pasos que te llevarán a conseguirlo.

 

Ahora traspasa esa información a tu calendario y convierte cada uno de esos pasos en objetivos más pequeños que ir consiguiendo a corto plazo.

 

Imagina que tuvieras que comerte un elefante, ¿cómo lo harías? Bocado a bocado.

 

Si antes de empezar cualquier acción, te abrumas por pensar en el conjunto de un objetivo gigante, lo más probable, es que sientas tal temor que no puedas ni tan siquiera comenzar.

Esta es una de las razones por las que muchas personas no arrancan a la hora de hacer realidad sus proyectos.

 

Puesto que nadie podría comerse un elefante de golpe.

 

En cambio, al dividir tu gran objetivo en otros más pequeños, parece más fácil de conseguir.

 

De esta manera, celebras cada bocado y no te parecerá tan difícil una vez lo hayas conseguido. Habrás acostumbrado a tu cerebro a tomar acción sin pensar en el resultado final.

 

Así, pones tu atención en las pequeñas acciones que haces cada día y te das cuenta de que haber empezado ya es un éxito en sí mismo.

 

Planifica para organizar el tiempo del que dispones.

Una vez que sepas cuáles son los pasos que te llevarán a conseguir tus grandes objetivos, solo tienes que ponerles fecha en tu calendario.

 

Puedes utilizar un calendario online, una agenda en papel, una pizarra,… el soporte es lo de menos. Lo importante es encontrar el método que funciona para ti y seguirlo.

 

Por eso, para planificarte bien debes crear tu sistema y comprometerte a llevarlo a cabo.

 

Acota el tiempo que necesitas para ejecutar cada tarea y reserva entre un 10 y un 15% extra para resolver posibles imprevistos. Siempre los hay y, si ya cuentas con ellos, no podrán perjudicar la planificación de ese día.

 

Céntrate en las ocupaciones macro y delega las preocupaciones micro para controlar el tiempo de trabajo que tienes.

Evita dedicar demasiado tiempo en preocupaciones que, pese a ser necesarias para el funcionamiento del día a día del negocio, no generan resultados a largo plazo.

 

Algunos ejemplos de preocupaciones micro sería tener la bandeja de entrada libre de emails por gestionar, atender cada solicitud de presupuesto en el día o reunirse con proveedores para conseguir mejores ofertas.

 

Por supuesto que estas tareas ayudan a que tu negocio siga adelante pero no son las que te acercan a conseguir los objetivos que te has marcado.

 

Por otro lado, las ocupaciones macro son para las que eres imprescindible: la actividad principal de tu negocio y por lo que decidiste emprender este camino.

 

De esta forma tendrás tiempo para terminar por fin ese nuevo producto o servicio o conseguir de una vez ese cliente premium que te permita llevar tu negocio al siguiente nivel.

 

Así que ya sabes, deja de centrarte en las preocupaciones micro porque te boicoteas y te alejas de tus metas.

 

La solución es más fácil de lo que parece y seguramente ya te lo han recomendado antes: debes aprender a delegar.

 

Si quieres saber cómo te puedo ayudar para rentabilizar mejor tu negocio, consulta mi página de servicios.

 

¿Cómo manejar el tiempo en el trabajo?

Hay acciones que puedes incluir en tu rutina desde ahora mismo para lograr una mayor eficiencia del tiempo.

 

Para ello, antes de nada, tienes que saber qué es el control efectivo del tiempo y cuál es la relación entre control de tiempo y productividad.

 

Y no, no me refiero a hacer más en menos. De lo que te estoy hablando es de aprender a manejar tu tiempo con efectividad para conseguir terminar más trabajo importante día tras día.

 

Pregúntate qué tipo de tareas has tachado de tu lista cuando terminas de trabajar. Del 1 al 10, ¿cuánto te han acercado a tus objetivos? De este modo podrás medir la productividad que ha tenido ese día.

 

Si el resultado no es el que esperabas, no te desanimes. Esto forma parte de un proceso y mañana vuelves a tener una nueva oportunidad para practicar tu sistema y mejorar cada día la eficiencia de las horas que dedicas.

¿Qué actividades limitan el control del tiempo?

Seguramente ya has oído hablar de los ladrones de tiempo en el trabajo.

 

Son acciones, aunque también personas, a los que permites robar tus horas y dar al traste con tu organización.

 

Hay infinidad de ellos. Y son tantos y tan variados, precisamente porque cada uno tenemos los nuestros (aunque algunos son comunes a casi todo el mundo).

 

Por eso, al conocerlos te será más fácil detectarlos y eliminarlos en cuanto los veas aparecer.

 

Algunos ladrones de tiempo son externos como el teléfono, el email, las redes sociales, las interrupciones constantes,…

 

Aunque existen otros que considero más peligrosos. Estos son los ladrones de tiempo internos y puedes leer sobre ellos en este otro artículo de mi blog.

Técnicas de control del tiempo y manejo de prioridades.

La habilidad para controlar el tiempo se consigue, como casi todo, con práctica.

 

Si quieres aprender cómo controlar el tiempo para obtener más rendimiento de tus horas, debes aplicar diferentes técnicas que te ayuden a lograrlo.

 

En Internet encontrarás infinidad de consejos para aprender a manejar tus prioridades.

 

Hoy me gustaría compartir contigo los míos propios. Estos son algunos de los que aplico en mi día a día y que le doy a mis clientes para conseguir mejores resultados dedicando menos tiempo.

 

Soluciona los problemas en el momento o aplaza la solución.

No inviertas tiempo en pensar en las soluciones si nos las vas a aplicar en ese mismo momento.

 

Es decir, si te enfocas en un problema, tiene que ser porque vayas a solucionarlo. De lo contrario estarás invirtiendo el doble de tiempo para una única solución.

Desprográmate del “no tengo tiempo”.

Sí, has leído bien.

 

Deja de decir “no tengo tiempo”. Es una afirmación muy limitadora que debes dejar de decir cuanto antes.

 

Cambia el “no tengo tiempo” por el “no es mi prioridad”. No estarás mintiendo si ya has adoptado la costumbre de fijar tus metas y decidir qué acciones son las que te acercan a lograrlas.

 

Prioriza.

Según el principio de Pareto el 20% de tu tiempo produce el 80% de los resultados de tu negocio.

 

Así que lista cada una de las tareas que realizas al cabo del día, identifica si pertenecen a ese 20% y, si es así, dales prioridad.

 

Esas son las que te interesa no solo comenzar sino, sobre todo, terminar.

 

Son esas en las que debes poner toda tu energía y no distraerte.

 

Delega.

Sin duda, la acción que produce los resultados más rápidos es deshacerte de las tareas que, debido a la cantidad de tiempo que consumen, te alejan de tus objetivos.

 

Piensa en las horas semanales que les dedicas y deja que las gestione otra persona que, al estar especializada, las resolverá en menos tiempo, con más eficacia y  menos coste.

 

Toma acción aplicando estos consejos y no tardarás en ver los resultados.

 

Y tú, ¿qué técnicas utilizas para controlar mejor tu tiempo?

 

Si tienes alguna duda o quieres añadir algo, déjame tu comentario. Estaré encantada de leerte y responderte.

 

 

Sobre Dolores Santonja.

Ayudo a negocios unipersonales a gestionar su día a día de manera ágil, flexible y segura. De esta manera invierten más tiempo en su negocio y crecen tanto a nivel profesional como personal.

 

¿Quieres saber cómo puedo ayudarte a ti también?

 

 

“He aprendido que si un problema es fácil, nunca debe llegar a mi mesa”.

Barack Obama.

 

Cuando un negocio unipersonal empieza a crecer, es hora de fijar metas más ambiciosas y tomar decisiones para no sabotear este crecimiento.

 

Sé que has invertido mucho tiempo y esfuerzo en llegar hasta donde estás hoy.

 

Sin embargo puede que te estés empezando a parecer al típico “emprendedor orquesta”. Es alguien que se dedica a “apagar fuegos” e intentar llegar a todo sin seguir una estrategia clara.

 

Esta situación es, como ya te podrás imaginar, bastante peligrosa para la supervivencia de tu negocio.

 

Y es que si abarcas cada vez más tareas, llega un momento en que tendrás que reconocer la realidad: la sobrecarga de trabajo no te permite avanzar.

 

Tal vez por eso, la manera de empezar a delegar suele venir precedida por los llamados “cuellos de botella”.

 

Y ante una situación así, la solución más rápida y económica para ayudarte a no perder el rumbo, es contratar un asistente virtual para liberar tu tiempo y seguir avanzando con tu negocio.

 

En este post quiero que conozcas en qué consiste mi trabajo y cómo ayudo a mis clientes a retomar el control de su tiempo.

 


¿Qué es un asistente virtual profesional? Descubre cómo puedo ayudarte a conseguir mejores resultados con tu negocio.

De forma resumida, se puede definir a un asistente virtual (AV) como la profesional que presta servicios de apoyo a otros negocios de manera remota.

 

También se nos conoce como secretaria online o asistente online aunque, como imaginarás, el nombre es lo de menos.

 

Lo importante es que, gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías, ahora tienes herramientas a tu alcance para crear equipos de trabajo sin tener que compartir el espacio físico.

 

Esta es la razón por la que, en plena era de la información, cada vez son más los negocios  que deciden contratar a un asistente virtual.

 

Por eso, mis clientes cuentan conmigo para que sea su mano derecha y así se pueden centrar en las tareas para las que sí son imprescindibles.

 

Uno de los beneficios más valorados es la rapidez con la que aumentas tu propia productividad.

 

Esto ocurre porque al liberar tu tiempo de las tareas rutinarias del día a día, te enfocas en tus objetivos y dejas de trabajar en el corto plazo. Te centras en los resultados y puedes plantearte metas más ambiciosas.

 

Quizás al igual que yo, tú también hayas decidido reinventarte profesionalmente después de varios años trabajando en el mundo offline.

 

Gracias a esta experiencia profesional, he obtenido las herramientas y las habilidades que me hacen ser operativa en múltiples áreas y controlarlas de manera eficiente.

 

Por eso ahora, pongo estas habilidades al servicio de mis clientes para ayudarles a avanzar con sus negocios.

 

Qué hace un asistente virtual: de qué tareas se encarga para hacerte ahorrar tiempo y dinero.

 

La experiencia de haber trabajado como Asistente de Dirección en empresas de diferentes tamaños, me ha permitido desarrollar cualidades aplicables a diversas áreas.

 

Es por eso por lo que hay un gran abanico de posibilidades en cuanto a las funciones de las que me puedo encargar.

 

Soy capaz de trabajar en la gestión diaria de tu negocio y solucionar de manera ágil y eficiente tareas administrativas que te quitan parte de tu tiempo.

 

Tal vez tengas dudas acerca de cuáles son las gestiones que me puedes delegar para hacer despegar tu negocio de una vez por todas.

 

Estos son algunos de los servicios que más me demandan:

 

Gestión del email y atención al cliente.

Suele ser una de las primeras tareas que se delegan en un asistente virtual.

 

¿Sabes por qué?

 

Porque hacerlo es muy liberador.

 

Prácticamente en todas las guías de gestión del tiempo y productividad se habla de evitar estar pendiente del correo electrónico ya que produce una gran pérdida de tiempo y continuas faltas de concentración.

 

Si además de esto también recibes consultas de los formularios de la página web, la dedicación puede consumir una gran cantidad de tus horas al cabo de la semana.

 

Pese a que tener gestionadas estas dos áreas entraría dentro de la categoría de urgencia, encargarte de ellas puede dejarte sin tiempo para seguir trabajando.

 

Gestión de las redes sociales.

En 2018, el 57% de los usuarios ya busca información sobre las marcas y sus productos en las redes sociales antes de comprar (según este estudio de IAB).

 

Por eso, si decides delegar las redes sociales en tu asistente virtual, siempre tendrás actualizado el contenido que hable de tu marca para llegar a más clientes, tener mejor relación con ellos y generar mayor confianza.

 

Preparación y seguimiento de presupuestos.

Es evidente que este es el paso previo a la venta. Por eso también tiene que estar debidamente gestionado para vender más tus productos o servicios.

 

No cabe duda de que enviar un presupuesto y no hacerle seguimiento es una pésima estrategia comercial.

 

Por eso, es imprescindible para conseguir tus objetivos estar pendiente de cada contacto, desde la primera solicitud de información hasta el cierre de la venta.

 

Facturación, control de cobros y reclamación de impagados.

Para evitar tener problemas financieros, necesitas que todos los trabajos que realices o todos los productos que vendas estén debidamente facturados y cobrados.

 

Por otro lado, en el temido caso de un retraso o impago por parte de un cliente, siempre será mejor opción que otra persona de tu equipo sea la que lo gestione.

 

Como sabrás, es muy importante cobrar las facturas pero, tanto o más, lo es mantener el cliente y no dañar la relación.

 

En efecto, es más muchísimo más barato mantener un cliente que conseguir uno nuevo.

 

Seguimiento de entregas de tus productos o servicios.

Por supuesto, para tener clientes contentos, debes dar el mejor servicio. Esa es, por encima de todas, la manera más efectiva de mantener a tus clientes y de conseguir otros nuevos.

 

Entre mis funciones como asistente virtual también me encargo de estar en contacto con las agencias de transporte. De esta manera, me aseguro de que las entregas de tus productos se han realizado correctamente.

 

Gestión de agenda y programación de viajes o eventos.

Puedes dejar de perder tiempo en buscar ofertas y combinaciones de vuelos o ubicaciones de hoteles y restaurantes.

 

Si quieres saber qué otras tareas puedes empezar a delegar para sacar el máximo rendimiento de tus horas, consulta mi página de servicios.

 

Ventajas e inconvenientes de contratar a un asistente virtual.

 

El beneficio principal es que cuentas con más horas libres para dedicar a lo que tú quieras.

 

De esta forma, si te marchas de vacaciones o te tomas unos días de descanso, tienes la tranquilidad de que tu negocio seguirá funcionando.

 

Quizás por primera vez, podrás permitirte desconectar cuando te concedes un tiempo para ti y para los tuyos.

 

Sí, cada persona tiene unas necesidades distintas: algunas quieren disfrutar de más tiempo libre, otras necesitan dedicar esas nuevas horas disponibles a atender a más clientes y otras prefieren tomar acción para llevar a cabo ese proyecto que posponen desde hace tanto tiempo.

 

Por eso, cuando creas un equipo de trabajo, reduces tu carga de estrés y trabajas de manera más focalizada ya que la responsabilidad compartida es más llevadera.

 

Además, crear procesos donde se aplique la división de trabajo hace que cada miembro del equipo se dedique a su especialidad, gestionando sus responsabilidades con mayor seguridad y dedicando menos tiempo.

 

Como otro punto a destacar, mejora la imagen de tu negocio frente a tus clientes.

 

Para ser sincera, también te diré que existen inconvenientes.

 

En realidad es solo un inconveniente pero podríamos enumerar tantos como excusas seamos capaces de inventar.

 

Pero la verdad es una: nos cuesta delegar.

 

Como ese es otro tema, aquí te dejo otro post de mi blog acerca de cómo aprender a delegar eficazmente.

 

Alguien me dijo un día: si es tan fácil, ¿por qué hay tantos libros que enseñan a hacerlo?

 

Y no le faltaba razón.

 

He encontrado muy  interesante este vídeo de Franck Scipion. Aquí te dice, entre otras ideas, que evitar delegar y crear equipo no es sostenible a largo plazo porque solamente estarás tú para resolver todos los problemas.

 

Y tú, ¿cuántas horas a la semana dedicas a gestiones que te impiden avanzar?, ¿con qué tareas del día a día necesitas ayuda?

 

Déjame tu comentario.

 

Estaré encantada de leerte y responderte.

 

Sobre Dolores Santonja.

Ayudo a negocios unipersonales a gestionar su día a día de manera ágil, flexible y segura. De esta manera invierten más tiempo en su negocio y crecen tanto a nivel profesional como personal.

 

 

 

Bienvenid@ a mi blog, estoy preparando los posts que publicaré a partir del mes de Diciembre.

Mil disculpas por no tener todavía nada publicado, pero en breve ya nos vemos por aquí.

Muchas gracias por ser paciente y esperar hasta Diciembre.

Un abrazo