“La innovación distingue a un líder de un seguidor”.

Steve Jobs.

 

Quizás te suene esto. 

 

Lees en internet: la lista definitiva con las mejores apps de productividad o el top aplicaciones. Te las descargas porque piensas que las vas a utilizar todas, te registras y te olvidas.

 

Y hablo con conocimiento de causa, a mí me pasa muchas veces.

 

Si ya me conoces, sabrás que los temas sobre gestión del tiempo y productividad son de mis preferidos.

 

Tenemos a nuestro alcance infinidad de herramientas para hacernos la vida más fácil. Sin embargo, en ocasiones, el exceso de información al que nos sometemos (por voluntad propia) nos hace conseguir lo contrario de lo que queríamos.

 

Y yo tengo que reconocer que me encanta descubrir y probar aplicaciones nuevas para saber si son efectivas para la gestión de mi negocio y el de mis clientes.

 

Sin embargo, no me olvido de que en este caso la oferta supera a la demanda.

 

Para mí, uno de los puntos a favor a la hora de valorar una app, es que se pueda utilizar en diferentes dispositivos y tener acceso aunque no esté usando el ordenador.

 

Así que hoy, quiero compartir contigo qué 7 herramientas te recomiendo para obtener el máximo rendimiento a tus horas.

 

 

Las mejores apps de productividad que me ayudan a conseguir más en menos tiempo.

 

Antes de nada quiero advertirte: tener más aplicaciones no va a hacer que gestiones mejor tu tiempo. 

 

Además, la productividad no se mide por la cantidad de horas que dedicas a tu trabajo. 

 

Más bien al contrario.

 

Lo más importante es que seas capaz de crear tus propios métodos y procedimientos.

 

Seguramente encuentres en internet infinidad de artículos diciendo cuáles son las mejores aplicaciones de productividad. 

 

Pero, como cada persona es diferente, es mejor que pruebes y después decidas si te sirve o no.

 

Veamos qué herramientas son las que yo utilizo y recomiendo:

 

Slack

Si tienes un equipo, necesitas Slack

 

Lo cierto es que es la herramienta perfecta para el trabajo colaborativo en el momento en que empiezas a delegar

 

Una de las ventajas que tiene es que puedes crear tantos canales como necesites y dar acceso a los miembros de tu equipo relacionados con proyectos o departamentos específicos.

 

De esta manera tendrás toda la información, archivos o enlaces organizados y evitarás perder tiempo buscando conversaciones en cadenas interminables de email.

 

Toggl

Esta es la aplicación estrella para medir el tiempo que dedicas a cada proyecto.

 

Una de las funcionalidades que me parece más interesante es la medición de la rentabilidad de los clientes.

 

Es un ejercicio muy simple y eficaz. 

 

Activa Toggl cada vez que te pongas a trabajar en un proyecto y acuérdate de detenerlo en cuanto termines. 

 

Después cruza la información del tiempo que has dedicado con la facturación y tendrás el dato para tomar decisiones. 

 

Marinara asistente Pomodoro

En este otro artículo de mi blog ya te hablé de cómo la técnica pomodoro lleva décadas incrementando la productividad en empresas de todo el mundo.

 

El funcionamiento es muy sencillo: conectas el temporizador, te concentras en el trabajo durante 25 minutos y descansas después 5 minutos más

 

Por supuesto este control de tiempo puedes llevarlo con diferentes herramientas o, incluso como hizo su inventor, con un reloj de cocina.

 

Lo único que te recomiendo, si es que quieres rendir más, que no utilices tu teléfono móvil para hacerlo. Es mejor tenerlo fuera de la vista y con las notificaciones apagadas para trabajar con tu mayor nivel de concentración.

 

Trello

Esta es otra herramienta que te permite gestionar tus proyectos colaborativos de manera muy visual. 

 

Es una de las más utilizadas y eso es, además de por su sencillez, porque es muy intuitivo y tiene muchísimo potencial.

 

Te permite compartir tus proyectos con tu equipo como si estuvierais en el mismo espacio físico y tener acceso a gran cantidad de información de un solo vistazo.

 

Lo más habitual es comenzar con las típicas To Do List: añade todas las tareas que tengas que llevar a cabo para cada proyecto y ve categorizándolas como pendiente, en proceso y terminada, para ir avanzando en tus proyectos.

 

Algo que me encanta hacer es darle la vuelta al To Do List para convertirlo en un Done List

 

Es muy motivador porque el foco está en el resultado y no en lo pendiente. 

 

Pruébalo y verás cómo irás encontrando las utilidades que mejor se adaptan a tu forma de trabajar.

 

Zoom

Aunque no se trate de una app de productividad en sí, no quiero dejar de compartirla contigo porque es una gran opción que viene a sustituir a Skype.

 

Uno de los beneficios que tiene es la estabilidad. Es muy difícil, a no ser que tu conexión sea muy débil, que una reunión se corte. 

 

Su uso es muy sencillo: lo descargas, compartes el Id de tu reunión y ya puedes comenzar. 

 

Además, no es necesario que el otro participante de la reunión tenga cuenta, una vez que le compartes la identificación, ya puede entrar sin problemas.

 

Una de las razones por las que la prefiero frente a otras aplicaciones es que tanto la imagen como el audio son en HD.

 

Evernote

Es una de las más conocidas, y utilizadas. 

 

Y tal vez sea por la cantidad de funciones para organizar tus ideas, escribir tus notas y guardar tus imágenes

 

Así, no perderás nada y podrás acceder en cualquier momento.

 

Sustituye desde ya a tus Post-it® y crea libretas para organizar toda tu información y consultarla cuando quieras. 

 

Pocket

No sé si la conocías, antes se llamaba Read it later

 

Y es que precisamente es lo que te permite hacer: guardar enlaces para leer más tarde. También puedes archivar vídeos y explorar el contenido que han guardado otros usuarios.

 

¿Cuántas veces te ha pasado que has visitado un artículo que te ha parecido interesante pero que no tenías tiempo para leer?

 

Es posible que hayas pensado acceder en otro momento pero que hayas terminado olvidándolo.

 

Otra de las ventajas es que, una vez que lo guardas, puedes acceder al contenido aunque no tengas conexión. 

 

Desde que la uso, no me pierdo ningún contenido. Pruébala y ya me contarás qué te parece. 

 

Haz un ejercicio: revisa tu teléfono y consulta qué aplicaciones son las que más has usado y, las que no hayas abierto, las elimines. 

 

Esto, además de liberar espacio en tu teléfono, te hará poner el foco, el tiempo y el esfuerzo en las que de verdad te hacen la vida más fácil

 

Comparte en los comentarios qué otras aplicaciones te ayudan a ahorrar más tiempo y tener mejor organización.

 

Estaré encantada de leerte y responderte.

 

Sobre Dolores Santonja.

Ayudo a negocios unipersonales a gestionar su día a día de manera ágil, flexible y segura. De esta manera invierten más tiempo en su negocio y crecen tanto a nivel profesional como personal.

 

 

“Invertir en conocimientos produce siempre los mejores beneficios”.

 

Benjamin Franklin.

 

Hoy quiero compartir contigo la técnica pomodoro y cómo utilizarla me hace obtener más rendimiento de las horas que dedico a mi negocio.

 

No es la primera vez que menciono en el blog la importancia de planificar para trabajar de manera más productiva.

Y esto no es solo necesario para saber qué tienes que hacer en el día, también lo es para medir el tiempo y saber si lo estás dedicando a las acciones correctas.

Así, al utilizar técnicas de productividad consigues más resultados en menos tiempo ya que trabajas de manera más enfocada y rindes más.

Uno de los primeros pasos es delegar lo que menos beneficio directo te proporciona.

 

Solo entonces podrás centrarte en lo más importante para tu negocio y ver de una vez los resultados que esperas.

Sin embargo, esto no quiere decir que tengas que desentenderte de todo el trabajo. Al contrario: el fin de “deshacerte” de las tareas para las que no eres imprescindible es concentrarte en las que sí lo eres.

Del mismo modo, crear tus procedimientos de trabajo aplicando ciertas técnicas ya establecidas, te permite encontrar el método que mejor funcione para ti y no dejar nada (o lo mínimo) a la improvisación.

 

Diseña tu sistema de trabajo, aplícalo y avanza.

 

Es por esto por lo que me encanta escribir sobre las técnicas o procedimientos que sigo en mi propio negocio y que comparto con mis clientes, para que tú también logres enfocarte y obtengas un mejor rendimiento de tu tiempo.

 


¿Qué es el método pomodoro?

Se trata de una técnica de productividad que consiste en trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos. Eso sí, debes hacerlo con el mayor grado de concentración que seas capaz.

 

De esta manera consigues centrarte más y cansarte menos ya que haces pequeñas pausas de 5 minutos entre los periodos de concentración.

 

¿Cuál es el origen de la técnica pomodoro?

 

Cuando Francesco Cirillo desarrolló este método, a finales de los años 80, no se imaginaba la repercusión que iba a tener a nivel mundial.

 

Como la mayoría de los inventos, y este no iba a ser diferente, esta técnica se desarrolló con otro fin distinto.

 

Cuando su creador estaba en la universidad, se dio cuenta de que le costaba mucho esfuerzo mantener la concentración para estudiar durante largos periodos de tiempo.

 

Decidió entonces establecer métricas para conocer y controlar cuál era el tiempo de máximo enfoque al que era capaz de llegar.

 

Comenzó en cortos periodos y luego los fue ampliando hasta encontrar la fórmula perfecta: la conocida como el 25-5, el pomodoro timer o el timmer cocina.

 

¿Y con qué lo hizo?

 

Estamos hablando de los años 80.

 

Utilizó lo que tenía a mano: un temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro en italiano) que le permitía establecer y controlar cuentas regresivas.

 

Por eso, y porque la probó con varios de sus compañeros, en sus inicios este método se usó más como una técnica de estudio que como una herramienta para la productividad en el trabajo.

 

Con el tiempo y la práctica, Cirillo fue perfeccionando esta técnica hasta que, a día de hoy, el método pomodoro es una herramienta utilizada por millones de personas en todo el mundo, tanto en entornos académicos como profesionales.

 

Además, su creador es el propietario de Cirillo Consulting. Una importante compañía con base en Alemania que crea procesos industriales para algunas de las mayores empresas del mundo.

 

Así que nunca sabes dónde te puede llevar una idea, ¿verdad?

¿Cómo funciona la técnica pomodoro?

 

Es bastante probable que su éxito, y la rapidez con la que se ven los resultados, se base en la simplicidad de su ejecución.

 

Bloque 1 Bloque 2 Bloque 3 Bloque 4
25’ 5’ 25’ 5’ 25’ 5’ 25’ 20’

 

Concentración de 25 minutos

Enfócate al máximo de tu capacidad en la tarea que tienes que terminar. Sin distracciones y sin excusas.

En este periodo no debes estar disponible para nadie. Apaga las notificaciones del móvil y enfócate en avanzar.

Pausa de 5 minutos

Aprovecha para enviar un correo, hacer esa llamada que tienes pendiente, ir a por un café,…

Cualquier tarea que no exceda ese tiempo. ¡Ah! y procura levantarte de la silla aunque sea un momento.

Descanso de 20 minutos

Ahora sí. Permítete un rato de improductividad. Revisa tus redes sociales, pasea, mira un vídeo,… seguro que no te faltan opciones.

Eso sí, intenta usar este tiempo a algo que no tenga que ver con las tareas a las que dedicas los bloques de concentración.

 

Esta es una técnica que funciona siempre, hasta para los más escépticos.

 

Solo debes ser firme, respetar los tiempos y notar los buenos resultados.  

 

¿Cómo aplicar la técnica pomodoro?

 

Te recomiendo que lo hagas tal y como está diseñada y más adelante, una vez hayas hecho de ella un hábito, podrás modificarla para adaptarla mejor a ti.

 

Para aplicar la fórmula original debes realizar estos 7 pasos:

 

  • Decide qué tareas quieres realizar en el día y divídelas en pomodoros (o periodos de 25 minutos).
  • Ponte en modo “no disponible” para todo y para todos.
  • Activa tu reloj pomodoro.
  • Trabaja sin distracciones y con tu máximo nivel de concentración.
  • Cuando suene la alarma tacha la tarea de la lista, si es que la has acabado.
  • Levántate, distráete y descansa 5 minutos.
  • Activa de nuevo tu reloj pomodoro.

 

Después de esto, vuelve a la serie de concentración pomodoro y repítela tantas veces como necesites durante toda tu jornada de trabajo.

 

¿Qué resultados obtienes al utilizar el temporizador de 25 minutos?

 

Según los estudios, el resultado de aplicar la técnica pomodoro de concentración es que puedes ahorrar hasta un 20% de tu tiempo de trabajo.

 

Por eso, al cabo de una semana de 5 días de trabajo, estarías ahorrando un día entero.

Suena bien, ¿verdad?

 

Otro de los beneficios de esta técnica es que te hace cambiar el foco, eres más consciente del proceso y evitas agobiarte pensando nada más en el resultado.

 

Tómatelo como un reto.

 

Puede que al principio te cueste saber cuántos pomodoros vas a necesitar para cada tarea pero todo se consigue con la práctica.

 

Intenta terminar en 25 minutos y, si no lo consigues, no pasa nada, vuelves a ello en el siguiente periodo.

 

De esta manera también podrás ser más consciente del tiempo e irás mejorando tu planificación.

 

Existen cantidad de estudios que dicen que es el método más efectivo para disparar la productividad.

Pruébalo y los resultados no tardarán en aparecer, ¿qué puedes perder?

 

¿Qué reloj pomodoro puedes usar?

 

Tienes a tu disposición diferentes herramientas para aplicar la técnica cuanto antes.

 

Yo lo utilizo como extensión de Chrome junto con el botón Toggl  pero tú puede buscar otra si te gusta más.

 

También hay otras bastante conocidas, como Marinara o Focus Booster, que también son fáciles de utilizar para implementar el método cuanto antes.

 

De todas formas, seguro que si buscas en Google: técnica pomodoro app encontrarás cantidad de aplicaciones para elegir. Solamente necesitas decidir cuál es la que te gusta más.

 

Finalmente, no pierdas demasiado tiempo decidiendo qué herramienta escoger, recuerda cómo Francesco Cirillo la descubrió utilizando un temporizador de cocina.

 

Sea como sea, ahora ya sabes cómo, al utilizar técnica pomodoro, consigo un 20% más de rendimiento de las horas que dedico a mi negocio.

 

¿Crees que aplicando este método podrás conseguir más resultados en menos tiempo?

 

Cuéntame en los comentarios si ya conocías esta técnica y qué resultado te ha dado.

 

Estaré encantada de leerte y responderte.

 

 

Sobre Dolores Santonja.

Ayudo a negocios unipersonales a gestionar su día a día de manera ágil, flexible y segura. De esta manera invierten más tiempo en su negocio y crecen tanto a nivel profesional como personal.