“Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito”

Aristóteles

 

Ha llegado el momento de delegar las tareas que te están impidiendo dedicarte a lo que  hace crecer tu negocio, y necesitas a una persona de confianza que sea tu mano derecha.

 

¿Estás pensando en contratar una Asistente Virtual y no sabes muy bien qué tipo de profesional necesitas?

 

Encontrar a una persona afín a ti y a tu manera de trabajar no es tarea sencilla. Debes invertir el tiempo necesario en hacer el proceso de selección adecuado, hasta encontrar a esa profesional que encaja perfectamente con las necesidades del puesto de trabajo.

 

Hoy quiero hablarte de las habilidades que debes valorar en una Asistente Virtual. Más allá de definir un perfil profesional, tienes que tener claras las aptitudes que debe tener la persona que se convertirá en una pieza fundamental dentro de la gestión de tu negocio.

 

¡Comenzamos!

 

8 Habilidades que debe tener una Asistente Virtual 

 

Una Asistente Virtual es una profesional que solo puede traer ventajas para tu negocio. Tener a alguien que te libere esa carga de trabajo que tanto pesa sobre ti, y que te está impidiendo hacer las tareas que de verdad te corresponden a ti como gerente de tu empresa, puede convertirte en una persona muy feliz.

 

Es un activo muy valioso para tu empresa que te ayudará a ser mucho más productivo contribuyendo, entre otras muchas cosas, a rebajar tus niveles de estrés de manera considerable.

 

Encontrar a tu Asistente Virtual ideal es una tarea que te llevará tiempo. Al margen de definir los conocimientos necesarios para desarrollar sus tareas con éxito, es importante que tengas claro cuáles son las habilidades que debe tener para poder llevar a cabo su trabajo.

 

Aquí tienes 8 aptitudes básicas que, bajo mi punto de vista, toda Asistente Virtual debe tener.

 

Proactividad

 

Recuerda que una Asistente Virtual es una persona que va mucho más allá de realizar un conjunto de tareas que tú le asignas. A priori, puede parecerte que es así; tú tienes una carga excesiva de trabajo y necesitas delegar ciertas tareas que te están impidiendo crecer.

 

Sin embargo, una Asistente Virtual es una persona que está a tu lado encontrando soluciones a tu negocio, y liberándote de todo tipo de preocupaciones.

 

Es vital para ti que sea una persona proactiva; alguien que no ha venido para cumplir con su horario haciendo las tareas asignadas. Al contrario de la gente reactiva que no ve más lejos de lo que tiene delante, una persona proactiva encuentra alternativas para mejorar la gestión y optimizar el tiempo de los procesos.

 

Autonomía

 

La autonomía es una de las mejores virtudes que puede tener cualquier profesional hoy en día. Tu Asistente Virtual debe de ser una persona capaz de autogestionarse, estableciendo los niveles de exigencia conforme a tus propias necesidades.

 

Cuando incorpores a esta profesional en tu equipo, debes marcar objetivos y resultados con ella. No caigas en el error de marcar tiempos de ejecución del trabajo; recuerda que la has contratado para que te reporte tranquilidad y tiempo que podrás invertir en hacer tus propias tareas.

 

Capacidad resolutiva

 

Esta aptitud está muy relacionada con la anterior, aunque es independiente de la autonomía. Tú sabes mejor que nadie que el día está repleto de imprevistos; de hecho, muchos días parece que amanecen solo para llenarse de ellos, impidiendo que puedas llevar a cabo tu agenda.

 

Con una Asistente Virtual en tu equipo que tenga esta capacidad, ten por seguro que la gran mayoría de los imprevistos desaparecerán de tu vida. Porque la iniciativa propia de una persona que sabe desenvolverse en cualquier situación, consigue optimizar al máximo la eficacia también en esos días donde parece que todo sale mal.

 

Buena comunicadora

 

La comunicación es algo que debes cuidar con mimo en un entorno digital, donde no ves cara a cara a tu Asistente Virtual. Uno de los puntos fuertes que debe manejar con soltura es esto, su capacidad para comunicarse de manera eficaz.

 

Es importante que valores tener a tu lado a alguien que responde con rapidez a tus llamadas tanto telefónicas como a través cualquier medio digital, correo electrónico, aplicaciones de mensajería, etc

 

Y si esta persona va a comunicarse con clientes de tu empresa, es vital que hable como tú lo harías. Aunque si es una buena comunicadora, te aseguro que no le resultará complicado entender tus valores y cómo transmites el mensaje de tu negocio.

 

Eficacia en la gestión del tiempo

 

Es muy importante que tengas en cuenta esta habilidad a la hora de seleccionar a tu próxima Asistente Virtual. No todo el mundo es capaz de gestionar el tiempo con eficacia.

 

Y es que no se trata de trabajar duro, sino de trabajar bien. En especial, debes tener muy en cuenta la eficacia en la gestión del tiempo que tienen tus candidatas al puesto de Asistente Virtual.

 

Es fácil que poco a poco vayas derivando más gestiones a tu Asistente Virtual; por tanto, debe ser una persona capaz de asumir carga de trabajo sin alterar la eficacia del mismo, ni en resultados ni en el tiempo que tardará en conseguirlos.

 

Paciencia

 

Tú sabes que en tu empresa se viven momentos de tensión; días en los que hay que entregar tal informe, terminar cuál proceso, gestionar x llamadas, atender las dudas de…

 

La paciencia es vital para tu Asistente Virtual. Ante momentos de presión, debe aceptar de manera constructiva las críticas que pueden llegarle, tanto tuyas como de clientes u otras personas que se cruzan por su camino.

 

¿No querrás hacer de niñera cada vez que se venga abajo porque le estás corrigiendo cualquier gestión?

 

Asertividad

 

La asertividad es una habilidad necesaria cuando trabajamos en un entorno digital. Tú sabes que la manera en cómo nos comunicamos cuando trabajamos en remoto, requiere una interpretación más asertiva.

 

Porque no es lo mismo estar viendo a la otra persona cuando te comunica algo, a estar escuchándola y, mucho más diferente cuando estás leyendo una comunicación escrita por  esa persona.

 

Debes considerar esta habilidad como algo imprescindible en tu Asistente Virtual, ya que una persona susceptible de reaccionar ante cualquier frase que se encuentre en un correo electrónico, por ejemplo, puede ponerte en aprietos.

 

Experiencia

 

Tener experiencia previa en las tareas que desarrollará tu Asistente Virtual, es algo de suma importancia para ti.

 

Sin embargo, he querido incluir esta habilidad en este artículo porque hay algunas tareas que tú puedes enseñar a tu asistente a través de cualquier formación.

 

Cuando diseñes el perfil y las habilidades que debe tener tu próxima Asistente Virtual, debes considerar el nivel de experiencia que requiere, y si es algo que tú puedes enseñarle.

 

Por ejemplo, si para ti es importante que aprenda a manejar el programa de email marketing que utilizas en tu empresa, no será imprescindible que lo conozca porque puede formarse. Pero si estás buscando una asistente que sepa programar con código HTML, el conocimiento y la experiencia son necesarios.

 

Conclusión

 

Tener una Asistente Virtual en tu negocio es una manera muy eficaz de profesionalizar tu empresa. Y es que este perfil profesional puede ayudarte a hacer todo tipo de tareas, lo que tú necesites.

 

A la hora de definir el puesto de trabajo de tu próxima asistente, te aconsejo que valores y tengas en cuenta las habilidades que debe tener. 

 

Con esto será todo mucho más fácil, y habrás conseguido conectar con una persona que va a comprender cómo funciona tu empresa y cómo te gusta hacer las cosas, de manera inmediata.

 

¿Estás pensando en contratar a una Asistente Virtual?, ¿hay alguna habilidad que le exiges y no está en este listado? ¡Cuéntame en los comentarios!

 

“El secreto de mi éxito fue rodearme de personas mejores que yo”

Andrew Carnegie

 

¿Cuántos días terminas satisfecho con todo lo que has hecho en tu trabajo? Seguro que en más de una ocasión te sientes mal porque no eres capaz de cumplir tu agenda.

 

Necesitas tiempo para sentarte a diseñar nuevas estrategias que te llevarán a cumplir los objetivos de tu negocio, esos que conseguirán incrementar tus ventas. 

 

Sin embargo, un día más se te va el tiempo haciendo tareas que ya no te corresponden. Y esto te pasa porque ha llegado el momento en el que debes comenzar a delegar algunas tareas, ¿delegar? Eso es prácticamente imposible.

 

¿Te suena esta situación? Es mucho más habitual de lo que parece. Y es que muchas veces nos dejamos llevar por nuestra mente, y la cantidad de excusas que ella sola va creando.

 

Voy a hablarte de los 6 miedos que te están impidiendo delegar; son esas excusas que se han convertido en mantras dentro de tu cabeza. También te ayudaré a empezar a delegar con 2 sencillas estrategias que te harán sentir muchísimo mejor.

 

¡Vamos allá!

 

¿Por qué nos cuesta tanto delegar?

 

La verdad es que todo está en la mente; es tan poderosa que puede ponernos barreras infranqueables. Como los miedos y falsas creencias que aparecen cuando llega el momento de delegar.

 

Tiene sentido que te entre el pánico cuando tienes que confiar tus tareas a otras personas. 

 

Y este miedo se multiplica por mil cuando tú eres el dueño de tu propio negocio, y te has pasado ni se sabe las horas delante del ordenador creando este imperio que hoy es tu empresa.

 

Estas son las 6 afirmaciones que te están impidiendo dar un paso más en tu negocio, ¿con cuántas te sientes identificado?

 

Con todo el tiempo que me lleva explicárselo, mejor lo hago yo

 

Es lógico lo pienses, sobre todo en esos momentos en los que tienes tantísimo trabajo que cualquier distracción te parece una pérdida de tiempo.

 

Pero esto no es una distracción para ti, es una inversión. Es normal que tengas que invertir una mañana, un día o una semana en formar a la persona que hará esas tareas por ti.

 

¿Te imaginas la tranquilidad de tener tiempo para hacer lo que realmente debes hacer?

 

Claro, pero es que si delego mis tareas es como que dejo de trabajar

 

Es una sensación muy habitual, ¿sabes por qué? Porque no tienes una jerarquía de prioridades en tu cabeza.

 

Todas las tareas son necesarias, por supuesto. Sin embargo, hay tareas que tú no debes hacer; cuando comenzaste con tu negocio eran muy importantes y solo tú debías realizarlas.

 

Pero ahora ya estás en otro nivel. Tu empresa, tu negocio ha comenzado a crecer y ha llegado el momento de establecer prioridades, ¿de verdad crees que es importante que tú te ocupes de la facturación? Ojo! del control de la facturación sí, por supuesto. Pero, ¿también tienes que hacer tú las facturas?

 

El tiempo que vas a ganar lo emplearás en hacer esas tareas que te corresponden pero que no podías poner en práctica porque te pasabas el día haciendo facturas.

 

Es que no entiende lo que yo quiero

 

Una de las tareas más difíciles de todas es la comunicación. Delegar es saber comunicar lo que quieres que esa persona haga; pero no debes explicarle cómo debe hacerlo.

 

Tienes que sentarte a su lado y contarle qué necesitas, cómo vas a medir su eficacia y qué es para ti lo más importante de la tarea. 

 

Debes asumir que habrá un período de adaptación en el que es muy probable que tengas que corregir algunos detalles del proceso. Y esto no significa que la persona en quien has delegado esa tarea no ha entendido nada de lo que le has querido contar; no desesperes y confía en su capacidad de presentarte los resultados que tú quieres.

 

Yo soy mucho más rápido y lo hago enseguida

 

La rapidez en la ejecución de una tarea solo es una consecuencia de la práctica, así de sencillo. Si tú has conseguido hacer esa tarea en un tiempo récord, ¿por qué no lo van a conseguir los demás?

De nuevo está en juego la escala de prioridades en tu cabeza. Muchas veces, estas tareas tienen un plazo de ejecución y te engañas a ti mismo pensando en quitártela del medio cuanto antes.

 

El problema aparece cuando esto se vuelve rutinario. ¿Cuándo vas a comenzar a hacer las tareas propias de tu responsabilidad? piénsalo.

 

No lo van a hacer como a mí me gusta, es que yo lo hago mejor

 

Nadie hará nada exactamente igual que tú. Al igual que tú jamás harás nada igual a otra persona. 

 

Pero no se trata de hacerlo como un calco; es cuestión de hacerlo bien. 

 

De nuevo, tienes que definir los parámetros con los que la tarea está bien hecha para ti. Transmite a tu delegado cómo vas a evaluar la tarea y cuál es tu criterio para darle el aprobado.

 

Hay cosas que no se pueden delegar, yo tengo que tener el control

 

Es una afirmación con mucho sentido; efectivamente, tú tienes que tener el control. 

 

Pero tener el control de la facturación de tu empresa no quiere decir que también tienes que hacer las facturas una a una.

 

Este tipo de afirmaciones solo consiguen que te conviertas en un cuello de botella para tu negocio. Y si te gusta la idea de crecer, y te apetece subir de nivel, tienes que entender que hay tareas que no debes hacer tú porque solo te hacen perder el tiempo.

 

El único control que tú debes tener es el resultado de cada tarea, comprobar que todo va como tú has planeado y verificar que las tareas bien hechas solo están llevando tu empresa por el camino que tú has marcado.

 

2 Técnicas sencillas que te ayudarán a delegar sin excusas

 

Como te decía, muchos de los miedos que tenemos antes de confiar nuestras tareas a alguien externo, surgen porque no hemos establecido una jerarquía de importancia en las propias tareas.

 

Con estas dos técnicas tendrás una visión de tu negocio mucho más estructurada, y te aseguro que no sentirás ninguno de esos miedos que he compartido contigo en este artículo.

 

La técnica del 25%

 

Muchas veces, cuando escuchamos la palabra delegar, parece como que de repente va a entrar en tu vida una persona que va a quitarte toda tu autoridad.

 

Y nada más lejos de la realidad; porque eres tú quien debe mantener el control. Pero el control de todo, también de las tareas que quieres delegar y cómo vas a controlar que todo está en orden.

 

La técnica del 25% consiste en lo siguiente:

 

  • Anota en un papel todas las tareas que realizas durante la semana junto al tiempo que te lleva cada una.

 

Solo con este gesto te aseguro que vas a llevarte una sorpresa; tú mismo vas a ver la gran cantidad de tiempo que estás invirtiendo en hacer tareas que no te corresponden.

 

  • Ahora tienes que elegir las tareas que son delegables y que suponen el 25% de tu tiempo. Es probable que este tipo de tareas te están absorbiendo más tiempo, pero solo puedes elegir el 25%.

 

Esto te ayudará a evitar esa sensación de que dejas de trabajar cuando comienzas a delegar, como te comentaba en el apartado anterior.

 

Y comienza a delegar esas tareas elegidas de inmediato.

 

  • Por último, en esa hoja donde comenzaste a escribir tu lista de tareas semanales escribe qué harás durante ese tiempo que te has quitado. Piensa en tareas propias de tu responsabilidad, mejoras para tu negocio, estrategias, objetivos, ¿qué tal regalarte algo de tiempo libre? Esto mejorará tu rendimiento.

 

La técnica de tu actor favorito

 

¿Quién es tu actor favorito?, ¿a quién admiras en tu vida, tu padre, un amigo, un personaje de la Historia?

 

Esta técnica es muy bonita y te ayuda a aprender a priorizar las tareas. Cada vez que te pongas a hacer una factura piensa en si “George Clooney” o “Meryl Streep” harían las facturas en sus carreras de actores.

 

De esta manera, tú mismo aprenderás a entender la importancia de cada tarea que haces. Y con el tiempo, serás el primero en solicitar un ayudante sobre el que delegarás todo eso que no debes hacer, porque tienes que ocuparte de tu negocio.

 

¿Quieres aprender a delegar de manera eficaz sin perder el control? En este artículo te explico qué funciones debes empezar a delegar, cómo hacerlo y los beneficios que obtienes cuando aprendes a ponerlo en práctica.

 

¿Con cuántas afirmaciones de las que te he compartido en este artículo te sientes identificado?, ¿las viviste y conseguiste superar estos miedos? ¡Cuéntamelo en los comentarios!

 

“La innovación distingue a un líder de un seguidor”.

Steve Jobs.

 

Quizás te suene esto. 

 

Lees en internet: la lista definitiva con las mejores apps de productividad o el top aplicaciones. Te las descargas porque piensas que las vas a utilizar todas, te registras y te olvidas.

 

Y hablo con conocimiento de causa, a mí me pasa muchas veces.

 

Si ya me conoces, sabrás que los temas sobre gestión del tiempo y productividad son de mis preferidos.

 

Tenemos a nuestro alcance infinidad de herramientas para hacernos la vida más fácil. Sin embargo, en ocasiones, el exceso de información al que nos sometemos (por voluntad propia) nos hace conseguir lo contrario de lo que queríamos.

 

Y yo tengo que reconocer que me encanta descubrir y probar aplicaciones nuevas para saber si son efectivas para la gestión de mi negocio y el de mis clientes.

 

Sin embargo, no me olvido de que en este caso la oferta supera a la demanda.

 

Para mí, uno de los puntos a favor a la hora de valorar una app, es que se pueda utilizar en diferentes dispositivos y tener acceso aunque no esté usando el ordenador.

 

Así que hoy, quiero compartir contigo qué 7 herramientas te recomiendo para obtener el máximo rendimiento a tus horas.

 

 

Las mejores apps de productividad que me ayudan a conseguir más en menos tiempo.

 

Antes de nada quiero advertirte: tener más aplicaciones no va a hacer que gestiones mejor tu tiempo. 

 

Además, la productividad no se mide por la cantidad de horas que dedicas a tu trabajo. 

 

Más bien al contrario.

 

Lo más importante es que seas capaz de crear tus propios métodos y procedimientos.

 

Seguramente encuentres en internet infinidad de artículos diciendo cuáles son las mejores aplicaciones de productividad. 

 

Pero, como cada persona es diferente, es mejor que pruebes y después decidas si te sirve o no.

 

Veamos qué herramientas son las que yo utilizo y recomiendo:

 

Slack

Si tienes un equipo, necesitas Slack

 

Lo cierto es que es la herramienta perfecta para el trabajo colaborativo en el momento en que empiezas a delegar

 

Una de las ventajas que tiene es que puedes crear tantos canales como necesites y dar acceso a los miembros de tu equipo relacionados con proyectos o departamentos específicos.

 

De esta manera tendrás toda la información, archivos o enlaces organizados y evitarás perder tiempo buscando conversaciones en cadenas interminables de email.

 

Toggl

Esta es la aplicación estrella para medir el tiempo que dedicas a cada proyecto.

 

Una de las funcionalidades que me parece más interesante es la medición de la rentabilidad de los clientes.

 

Es un ejercicio muy simple y eficaz. 

 

Activa Toggl cada vez que te pongas a trabajar en un proyecto y acuérdate de detenerlo en cuanto termines. 

 

Después cruza la información del tiempo que has dedicado con la facturación y tendrás el dato para tomar decisiones. 

 

Marinara asistente Pomodoro

En este otro artículo de mi blog ya te hablé de cómo la técnica pomodoro lleva décadas incrementando la productividad en empresas de todo el mundo.

 

El funcionamiento es muy sencillo: conectas el temporizador, te concentras en el trabajo durante 25 minutos y descansas después 5 minutos más

 

Por supuesto este control de tiempo puedes llevarlo con diferentes herramientas o, incluso como hizo su inventor, con un reloj de cocina.

 

Lo único que te recomiendo, si es que quieres rendir más, que no utilices tu teléfono móvil para hacerlo. Es mejor tenerlo fuera de la vista y con las notificaciones apagadas para trabajar con tu mayor nivel de concentración.

 

Trello

Esta es otra herramienta que te permite gestionar tus proyectos colaborativos de manera muy visual. 

 

Es una de las más utilizadas y eso es, además de por su sencillez, porque es muy intuitivo y tiene muchísimo potencial.

 

Te permite compartir tus proyectos con tu equipo como si estuvierais en el mismo espacio físico y tener acceso a gran cantidad de información de un solo vistazo.

 

Lo más habitual es comenzar con las típicas To Do List: añade todas las tareas que tengas que llevar a cabo para cada proyecto y ve categorizándolas como pendiente, en proceso y terminada, para ir avanzando en tus proyectos.

 

Algo que me encanta hacer es darle la vuelta al To Do List para convertirlo en un Done List

 

Es muy motivador porque el foco está en el resultado y no en lo pendiente. 

 

Pruébalo y verás cómo irás encontrando las utilidades que mejor se adaptan a tu forma de trabajar.

 

Zoom

Aunque no se trate de una app de productividad en sí, no quiero dejar de compartirla contigo porque es una gran opción que viene a sustituir a Skype.

 

Uno de los beneficios que tiene es la estabilidad. Es muy difícil, a no ser que tu conexión sea muy débil, que una reunión se corte. 

 

Su uso es muy sencillo: lo descargas, compartes el Id de tu reunión y ya puedes comenzar. 

 

Además, no es necesario que el otro participante de la reunión tenga cuenta, una vez que le compartes la identificación, ya puede entrar sin problemas.

 

Una de las razones por las que la prefiero frente a otras aplicaciones es que tanto la imagen como el audio son en HD.

 

Evernote

Es una de las más conocidas, y utilizadas. 

 

Y tal vez sea por la cantidad de funciones para organizar tus ideas, escribir tus notas y guardar tus imágenes

 

Así, no perderás nada y podrás acceder en cualquier momento.

 

Sustituye desde ya a tus Post-it® y crea libretas para organizar toda tu información y consultarla cuando quieras. 

 

Pocket

No sé si la conocías, antes se llamaba Read it later

 

Y es que precisamente es lo que te permite hacer: guardar enlaces para leer más tarde. También puedes archivar vídeos y explorar el contenido que han guardado otros usuarios.

 

¿Cuántas veces te ha pasado que has visitado un artículo que te ha parecido interesante pero que no tenías tiempo para leer?

 

Es posible que hayas pensado acceder en otro momento pero que hayas terminado olvidándolo.

 

Otra de las ventajas es que, una vez que lo guardas, puedes acceder al contenido aunque no tengas conexión. 

 

Desde que la uso, no me pierdo ningún contenido. Pruébala y ya me contarás qué te parece. 

 

Haz un ejercicio: revisa tu teléfono y consulta qué aplicaciones son las que más has usado y, las que no hayas abierto, las elimines. 

 

Esto, además de liberar espacio en tu teléfono, te hará poner el foco, el tiempo y el esfuerzo en las que de verdad te hacen la vida más fácil

 

Comparte en los comentarios qué otras aplicaciones te ayudan a ahorrar más tiempo y tener mejor organización.

 

Estaré encantada de leerte y responderte.

 

Sobre Dolores Santonja.

Ayudo a negocios unipersonales a gestionar su día a día de manera ágil, flexible y segura. De esta manera invierten más tiempo en su negocio y crecen tanto a nivel profesional como personal.

 

 

“Invertir en conocimientos produce siempre los mejores beneficios”.

 

Benjamin Franklin.

 

Hoy quiero compartir contigo la técnica pomodoro y cómo utilizarla me hace obtener más rendimiento de las horas que dedico a mi negocio.

 

No es la primera vez que menciono en el blog la importancia de planificar para trabajar de manera más productiva.

Y esto no es solo necesario para saber qué tienes que hacer en el día, también lo es para medir el tiempo y saber si lo estás dedicando a las acciones correctas.

Así, al utilizar técnicas de productividad consigues más resultados en menos tiempo ya que trabajas de manera más enfocada y rindes más.

Uno de los primeros pasos es delegar lo que menos beneficio directo te proporciona.

 

Solo entonces podrás centrarte en lo más importante para tu negocio y ver de una vez los resultados que esperas.

Sin embargo, esto no quiere decir que tengas que desentenderte de todo el trabajo. Al contrario: el fin de “deshacerte” de las tareas para las que no eres imprescindible es concentrarte en las que sí lo eres.

Del mismo modo, crear tus procedimientos de trabajo aplicando ciertas técnicas ya establecidas, te permite encontrar el método que mejor funcione para ti y no dejar nada (o lo mínimo) a la improvisación.

 

Diseña tu sistema de trabajo, aplícalo y avanza.

 

Es por esto por lo que me encanta escribir sobre las técnicas o procedimientos que sigo en mi propio negocio y que comparto con mis clientes, para que tú también logres enfocarte y obtengas un mejor rendimiento de tu tiempo.

 


¿Qué es el método pomodoro?

Se trata de una técnica de productividad que consiste en trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos. Eso sí, debes hacerlo con el mayor grado de concentración que seas capaz.

 

De esta manera consigues centrarte más y cansarte menos ya que haces pequeñas pausas de 5 minutos entre los periodos de concentración.

 

¿Cuál es el origen de la técnica pomodoro?

 

Cuando Francesco Cirillo desarrolló este método, a finales de los años 80, no se imaginaba la repercusión que iba a tener a nivel mundial.

 

Como la mayoría de los inventos, y este no iba a ser diferente, esta técnica se desarrolló con otro fin distinto.

 

Cuando su creador estaba en la universidad, se dio cuenta de que le costaba mucho esfuerzo mantener la concentración para estudiar durante largos periodos de tiempo.

 

Decidió entonces establecer métricas para conocer y controlar cuál era el tiempo de máximo enfoque al que era capaz de llegar.

 

Comenzó en cortos periodos y luego los fue ampliando hasta encontrar la fórmula perfecta: la conocida como el 25-5, el pomodoro timer o el timmer cocina.

 

¿Y con qué lo hizo?

 

Estamos hablando de los años 80.

 

Utilizó lo que tenía a mano: un temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro en italiano) que le permitía establecer y controlar cuentas regresivas.

 

Por eso, y porque la probó con varios de sus compañeros, en sus inicios este método se usó más como una técnica de estudio que como una herramienta para la productividad en el trabajo.

 

Con el tiempo y la práctica, Cirillo fue perfeccionando esta técnica hasta que, a día de hoy, el método pomodoro es una herramienta utilizada por millones de personas en todo el mundo, tanto en entornos académicos como profesionales.

 

Además, su creador es el propietario de Cirillo Consulting. Una importante compañía con base en Alemania que crea procesos industriales para algunas de las mayores empresas del mundo.

 

Así que nunca sabes dónde te puede llevar una idea, ¿verdad?

¿Cómo funciona la técnica pomodoro?

 

Es bastante probable que su éxito, y la rapidez con la que se ven los resultados, se base en la simplicidad de su ejecución.

 

Bloque 1 Bloque 2 Bloque 3 Bloque 4
25’ 5’ 25’ 5’ 25’ 5’ 25’ 20’

 

Concentración de 25 minutos

Enfócate al máximo de tu capacidad en la tarea que tienes que terminar. Sin distracciones y sin excusas.

En este periodo no debes estar disponible para nadie. Apaga las notificaciones del móvil y enfócate en avanzar.

Pausa de 5 minutos

Aprovecha para enviar un correo, hacer esa llamada que tienes pendiente, ir a por un café,…

Cualquier tarea que no exceda ese tiempo. ¡Ah! y procura levantarte de la silla aunque sea un momento.

Descanso de 20 minutos

Ahora sí. Permítete un rato de improductividad. Revisa tus redes sociales, pasea, mira un vídeo,… seguro que no te faltan opciones.

Eso sí, intenta usar este tiempo a algo que no tenga que ver con las tareas a las que dedicas los bloques de concentración.

 

Esta es una técnica que funciona siempre, hasta para los más escépticos.

 

Solo debes ser firme, respetar los tiempos y notar los buenos resultados.  

 

¿Cómo aplicar la técnica pomodoro?

 

Te recomiendo que lo hagas tal y como está diseñada y más adelante, una vez hayas hecho de ella un hábito, podrás modificarla para adaptarla mejor a ti.

 

Para aplicar la fórmula original debes realizar estos 7 pasos:

 

  • Decide qué tareas quieres realizar en el día y divídelas en pomodoros (o periodos de 25 minutos).
  • Ponte en modo “no disponible” para todo y para todos.
  • Activa tu reloj pomodoro.
  • Trabaja sin distracciones y con tu máximo nivel de concentración.
  • Cuando suene la alarma tacha la tarea de la lista, si es que la has acabado.
  • Levántate, distráete y descansa 5 minutos.
  • Activa de nuevo tu reloj pomodoro.

 

Después de esto, vuelve a la serie de concentración pomodoro y repítela tantas veces como necesites durante toda tu jornada de trabajo.

 

¿Qué resultados obtienes al utilizar el temporizador de 25 minutos?

 

Según los estudios, el resultado de aplicar la técnica pomodoro de concentración es que puedes ahorrar hasta un 20% de tu tiempo de trabajo.

 

Por eso, al cabo de una semana de 5 días de trabajo, estarías ahorrando un día entero.

Suena bien, ¿verdad?

 

Otro de los beneficios de esta técnica es que te hace cambiar el foco, eres más consciente del proceso y evitas agobiarte pensando nada más en el resultado.

 

Tómatelo como un reto.

 

Puede que al principio te cueste saber cuántos pomodoros vas a necesitar para cada tarea pero todo se consigue con la práctica.

 

Intenta terminar en 25 minutos y, si no lo consigues, no pasa nada, vuelves a ello en el siguiente periodo.

 

De esta manera también podrás ser más consciente del tiempo e irás mejorando tu planificación.

 

Existen cantidad de estudios que dicen que es el método más efectivo para disparar la productividad.

Pruébalo y los resultados no tardarán en aparecer, ¿qué puedes perder?

 

¿Qué reloj pomodoro puedes usar?

 

Tienes a tu disposición diferentes herramientas para aplicar la técnica cuanto antes.

 

Yo lo utilizo como extensión de Chrome junto con el botón Toggl  pero tú puede buscar otra si te gusta más.

 

También hay otras bastante conocidas, como Marinara o Focus Booster, que también son fáciles de utilizar para implementar el método cuanto antes.

 

De todas formas, seguro que si buscas en Google: técnica pomodoro app encontrarás cantidad de aplicaciones para elegir. Solamente necesitas decidir cuál es la que te gusta más.

 

Finalmente, no pierdas demasiado tiempo decidiendo qué herramienta escoger, recuerda cómo Francesco Cirillo la descubrió utilizando un temporizador de cocina.

 

Sea como sea, ahora ya sabes cómo, al utilizar técnica pomodoro, consigo un 20% más de rendimiento de las horas que dedico a mi negocio.

 

¿Crees que aplicando este método podrás conseguir más resultados en menos tiempo?

 

Cuéntame en los comentarios si ya conocías esta técnica y qué resultado te ha dado.

 

Estaré encantada de leerte y responderte.

 

 

Sobre Dolores Santonja.

Ayudo a negocios unipersonales a gestionar su día a día de manera ágil, flexible y segura. De esta manera invierten más tiempo en su negocio y crecen tanto a nivel profesional como personal.