“He aprendido que si un problema es fácil, nunca debe llegar a mi mesa”.

Barack Obama.

 

Cuando un negocio unipersonal empieza a crecer, es hora de fijar metas más ambiciosas y tomar decisiones para no sabotear este crecimiento.

 

Sé que has invertido mucho tiempo y esfuerzo en llegar hasta donde estás hoy.

 

Sin embargo puede que te estés empezando a parecer al típico “emprendedor orquesta”. Es alguien que se dedica a “apagar fuegos” e intentar llegar a todo sin seguir una estrategia clara.

 

Esta situación es, como ya te podrás imaginar, bastante peligrosa para la supervivencia de tu negocio.

 

Y es que si abarcas cada vez más tareas, llega un momento en que tendrás que reconocer la realidad: la sobrecarga de trabajo no te permite avanzar.

 

Tal vez por eso, la manera de empezar a delegar suele venir precedida por los llamados “cuellos de botella”.

 

Y ante una situación así, la solución más rápida y económica para ayudarte a no perder el rumbo, es contratar un asistente virtual para liberar tu tiempo y seguir avanzando con tu negocio.

 

En este post quiero que conozcas en qué consiste mi trabajo y cómo ayudo a mis clientes a retomar el control de su tiempo.

 

¿Qué es un asistente virtual profesional? Descubre cómo puedo ayudarte a conseguir mejores resultados con tu negocio.

De forma resumida, se puede definir a un asistente virtual (AV) como la profesional que presta servicios de apoyo a otros negocios de manera remota.

 

También se nos conoce como secretaria online o asistente online aunque, como imaginarás, el nombre es lo de menos.

 

Lo importante es que, gracias al desarrollo de las nuevas tecnologías, ahora tienes herramientas a tu alcance para crear equipos de trabajo sin tener que compartir el espacio físico.

 

Esta es la razón por la que, en plena era de la información, cada vez son más los negocios  que deciden contratar a un asistente virtual.

 

Por eso, mis clientes cuentan conmigo para que sea su mano derecha y así se pueden centrar en las tareas para las que sí son imprescindibles.

 

Uno de los beneficios más valorados es la rapidez con la que aumentas tu propia productividad.

 

Esto ocurre porque al liberar tu tiempo de las tareas rutinarias del día a día, te enfocas en tus objetivos y dejas de trabajar en el corto plazo. Te centras en los resultados y puedes plantearte metas más ambiciosas.

 

Quizás al igual que yo, tú también hayas decidido reinventarte profesionalmente después de varios años trabajando en el mundo offline.

 

Gracias a esta experiencia profesional, he obtenido las herramientas y las habilidades que me hacen ser operativa en múltiples áreas y controlarlas de manera eficiente.

 

Por eso ahora, pongo estas habilidades al servicio de mis clientes para ayudarles a avanzar con sus negocios.

 

Qué hace un asistente virtual: de qué tareas se encarga para hacerte ahorrar tiempo y dinero.

 

La experiencia de haber trabajado como Asistente de Dirección en empresas de diferentes tamaños, me ha permitido desarrollar cualidades aplicables a diversas áreas.

 

Es por eso por lo que hay un gran abanico de posibilidades en cuanto a las funciones de las que me puedo encargar.

 

Soy capaz de trabajar en la gestión diaria de tu negocio y solucionar de manera ágil y eficiente tareas administrativas que te quitan parte de tu tiempo.

 

Tal vez tengas dudas acerca de cuáles son las gestiones que me puedes delegar para hacer despegar tu negocio de una vez por todas.

 

Estos son algunos de los servicios que más me demandan:

 

Gestión del email y atención al cliente.

Suele ser una de las primeras tareas que se delegan en un asistente virtual.

 

¿Sabes por qué?

 

Porque hacerlo es muy liberador.

 

Prácticamente en todas las guías de gestión del tiempo y productividad se habla de evitar estar pendiente del correo electrónico ya que produce una gran pérdida de tiempo y continuas faltas de concentración.

 

Si además de esto también recibes consultas de los formularios de la página web, la dedicación puede consumir una gran cantidad de tus horas al cabo de la semana.

 

Pese a que tener gestionadas estas dos áreas entraría dentro de la categoría de urgencia, encargarte de ellas puede dejarte sin tiempo para seguir trabajando.

 

Gestión de las redes sociales.

En 2018, el 57% de los usuarios ya busca información sobre las marcas y sus productos en las redes sociales antes de comprar (según este estudio de IAB).

 

Por eso, si decides delegar las redes sociales en tu asistente virtual, siempre tendrás actualizado el contenido que hable de tu marca para llegar a más clientes, tener mejor relación con ellos y generar mayor confianza.

 

Preparación y seguimiento de presupuestos.

Es evidente que este es el paso previo a la venta. Por eso también tiene que estar debidamente gestionado para vender más tus productos o servicios.

 

No cabe duda de que enviar un presupuesto y no hacerle seguimiento es una pésima estrategia comercial.

 

Por eso, es imprescindible para conseguir tus objetivos estar pendiente de cada contacto, desde la primera solicitud de información hasta el cierre de la venta.

 

Facturación, control de cobros y reclamación de impagados.

Para evitar tener problemas financieros, necesitas que todos los trabajos que realices o todos los productos que vendas estén debidamente facturados y cobrados.

 

Por otro lado, en el temido caso de un retraso o impago por parte de un cliente, siempre será mejor opción que otra persona de tu equipo sea la que lo gestione.

 

Como sabrás, es muy importante cobrar las facturas pero, tanto o más, lo es mantener el cliente y no dañar la relación.

 

En efecto, es más muchísimo más barato mantener un cliente que conseguir uno nuevo.

 

Seguimiento de entregas de tus productos o servicios.

Por supuesto, para tener clientes contentos, debes dar el mejor servicio. Esa es, por encima de todas, la manera más efectiva de mantener a tus clientes y de conseguir otros nuevos.

 

Entre mis funciones como asistente virtual también me encargo de estar en contacto con las agencias de transporte. De esta manera, me aseguro de que las entregas de tus productos se han realizado correctamente.

 

Gestión de agenda y programación de viajes o eventos.

Puedes dejar de perder tiempo en buscar ofertas y combinaciones de vuelos o ubicaciones de hoteles y restaurantes.

 

Si quieres saber qué otras tareas puedes empezar a delegar para sacar el máximo rendimiento de tus horas, consulta mi página de servicios.

 

Ventajas e inconvenientes de contratar a un asistente virtual.

 

El beneficio principal es que cuentas con más horas libres para dedicar a lo que tú quieras.

 

De esta forma, si te marchas de vacaciones o te tomas unos días de descanso, tienes la tranquilidad de que tu negocio seguirá funcionando.

 

Quizás por primera vez, podrás permitirte desconectar cuando te concedes un tiempo para ti y para los tuyos.

 

Sí, cada persona tiene unas necesidades distintas: algunas quieren disfrutar de más tiempo libre, otras necesitan dedicar esas nuevas horas disponibles a atender a más clientes y otras prefieren tomar acción para llevar a cabo ese proyecto que posponen desde hace tanto tiempo.

 

Por eso, cuando creas un equipo de trabajo, reduces tu carga de estrés y trabajas de manera más focalizada ya que la responsabilidad compartida es más llevadera.

 

Además, crear procesos donde se aplique la división de trabajo hace que cada miembro del equipo se dedique a su especialidad, gestionando sus responsabilidades con mayor seguridad y dedicando menos tiempo.

 

Como otro punto a destacar, mejora la imagen de tu negocio frente a tus clientes.

 

Para ser sincera, también te diré que existen inconvenientes.

 

En realidad es solo un inconveniente pero podríamos enumerar tantos como excusas seamos capaces de inventar.

 

Pero la verdad es una: nos cuesta delegar.

 

Como ese es otro tema, aquí te dejo otro post de mi blog acerca de cómo aprender a delegar eficazmente.

 

Alguien me dijo un día: si es tan fácil, ¿por qué hay tantos libros que enseñan a hacerlo?

 

Y no le faltaba razón.

 

He encontrado muy  interesante este vídeo de Franck Scipion. Aquí te dice, entre otras ideas, que evitar delegar y crear equipo no es sostenible a largo plazo porque solamente estarás tú para resolver todos los problemas.

 

Y tú, ¿cuántas horas a la semana dedicas a gestiones que te impiden avanzar?, ¿con qué tareas del día a día necesitas ayuda?

 

Déjame tu comentario.

 

Estaré encantada de leerte y responderte.

 

Sobre Dolores Santonja.

Ayudo a negocios unipersonales a gestionar su día a día de manera ágil, flexible y segura. De esta manera invierten más tiempo en su negocio y crecen tanto a nivel profesional como personal.