Aptitudes asistente virtual

“Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito”

Aristóteles

 

Ha llegado el momento de delegar las tareas que te están impidiendo dedicarte a lo que  hace crecer tu negocio, y necesitas a una persona de confianza que sea tu mano derecha.

 

¿Estás pensando en contratar una Asistente Virtual y no sabes muy bien qué tipo de profesional necesitas?

 

Encontrar a una persona afín a ti y a tu manera de trabajar no es tarea sencilla. Debes invertir el tiempo necesario en hacer el proceso de selección adecuado, hasta encontrar a esa profesional que encaja perfectamente con las necesidades del puesto de trabajo.

 

Hoy quiero hablarte de las habilidades que debes valorar en una Asistente Virtual. Más allá de definir un perfil profesional, tienes que tener claras las aptitudes que debe tener la persona que se convertirá en una pieza fundamental dentro de la gestión de tu negocio.

 

¡Comenzamos!

 

8 Habilidades que debe tener una Asistente Virtual 

 

Una Asistente Virtual es una profesional que solo puede traer ventajas para tu negocio. Tener a alguien que te libere esa carga de trabajo que tanto pesa sobre ti, y que te está impidiendo hacer las tareas que de verdad te corresponden a ti como gerente de tu empresa, puede convertirte en una persona muy feliz.

 

Es un activo muy valioso para tu empresa que te ayudará a ser mucho más productivo contribuyendo, entre otras muchas cosas, a rebajar tus niveles de estrés de manera considerable.

 

Encontrar a tu Asistente Virtual ideal es una tarea que te llevará tiempo. Al margen de definir los conocimientos necesarios para desarrollar sus tareas con éxito, es importante que tengas claro cuáles son las habilidades que debe tener para poder llevar a cabo su trabajo.

 

Aquí tienes 8 aptitudes básicas que, bajo mi punto de vista, toda Asistente Virtual debe tener.

 

Proactividad

 

Recuerda que una Asistente Virtual es una persona que va mucho más allá de realizar un conjunto de tareas que tú le asignas. A priori, puede parecerte que es así; tú tienes una carga excesiva de trabajo y necesitas delegar ciertas tareas que te están impidiendo crecer.

 

Sin embargo, una Asistente Virtual es una persona que está a tu lado encontrando soluciones a tu negocio, y liberándote de todo tipo de preocupaciones.

 

Es vital para ti que sea una persona proactiva; alguien que no ha venido para cumplir con su horario haciendo las tareas asignadas. Al contrario de la gente reactiva que no ve más lejos de lo que tiene delante, una persona proactiva encuentra alternativas para mejorar la gestión y optimizar el tiempo de los procesos.

 

Autonomía

 

La autonomía es una de las mejores virtudes que puede tener cualquier profesional hoy en día. Tu Asistente Virtual debe de ser una persona capaz de autogestionarse, estableciendo los niveles de exigencia conforme a tus propias necesidades.

 

Cuando incorpores a esta profesional en tu equipo, debes marcar objetivos y resultados con ella. No caigas en el error de marcar tiempos de ejecución del trabajo; recuerda que la has contratado para que te reporte tranquilidad y tiempo que podrás invertir en hacer tus propias tareas.

 

Capacidad resolutiva

 

Esta aptitud está muy relacionada con la anterior, aunque es independiente de la autonomía. Tú sabes mejor que nadie que el día está repleto de imprevistos; de hecho, muchos días parece que amanecen solo para llenarse de ellos, impidiendo que puedas llevar a cabo tu agenda.

 

Con una Asistente Virtual en tu equipo que tenga esta capacidad, ten por seguro que la gran mayoría de los imprevistos desaparecerán de tu vida. Porque la iniciativa propia de una persona que sabe desenvolverse en cualquier situación, consigue optimizar al máximo la eficacia también en esos días donde parece que todo sale mal.

 

Buena comunicadora

 

La comunicación es algo que debes cuidar con mimo en un entorno digital, donde no ves cara a cara a tu Asistente Virtual. Uno de los puntos fuertes que debe manejar con soltura es esto, su capacidad para comunicarse de manera eficaz.

 

Es importante que valores tener a tu lado a alguien que responde con rapidez a tus llamadas tanto telefónicas como a través cualquier medio digital, correo electrónico, aplicaciones de mensajería, etc

 

Y si esta persona va a comunicarse con clientes de tu empresa, es vital que hable como tú lo harías. Aunque si es una buena comunicadora, te aseguro que no le resultará complicado entender tus valores y cómo transmites el mensaje de tu negocio.

 

Eficacia en la gestión del tiempo

 

Es muy importante que tengas en cuenta esta habilidad a la hora de seleccionar a tu próxima Asistente Virtual. No todo el mundo es capaz de gestionar el tiempo con eficacia.

 

Y es que no se trata de trabajar duro, sino de trabajar bien. En especial, debes tener muy en cuenta la eficacia en la gestión del tiempo que tienen tus candidatas al puesto de Asistente Virtual.

 

Es fácil que poco a poco vayas derivando más gestiones a tu Asistente Virtual; por tanto, debe ser una persona capaz de asumir carga de trabajo sin alterar la eficacia del mismo, ni en resultados ni en el tiempo que tardará en conseguirlos.

 

Paciencia

 

Tú sabes que en tu empresa se viven momentos de tensión; días en los que hay que entregar tal informe, terminar cuál proceso, gestionar x llamadas, atender las dudas de…

 

La paciencia es vital para tu Asistente Virtual. Ante momentos de presión, debe aceptar de manera constructiva las críticas que pueden llegarle, tanto tuyas como de clientes u otras personas que se cruzan por su camino.

 

¿No querrás hacer de niñera cada vez que se venga abajo porque le estás corrigiendo cualquier gestión?

 

Asertividad

 

La asertividad es una habilidad necesaria cuando trabajamos en un entorno digital. Tú sabes que la manera en cómo nos comunicamos cuando trabajamos en remoto, requiere una interpretación más asertiva.

 

Porque no es lo mismo estar viendo a la otra persona cuando te comunica algo, a estar escuchándola y, mucho más diferente cuando estás leyendo una comunicación escrita por  esa persona.

 

Debes considerar esta habilidad como algo imprescindible en tu Asistente Virtual, ya que una persona susceptible de reaccionar ante cualquier frase que se encuentre en un correo electrónico, por ejemplo, puede ponerte en aprietos.

 

Experiencia

 

Tener experiencia previa en las tareas que desarrollará tu Asistente Virtual, es algo de suma importancia para ti.

 

Sin embargo, he querido incluir esta habilidad en este artículo porque hay algunas tareas que tú puedes enseñar a tu asistente a través de cualquier formación.

 

Cuando diseñes el perfil y las habilidades que debe tener tu próxima Asistente Virtual, debes considerar el nivel de experiencia que requiere, y si es algo que tú puedes enseñarle.

 

Por ejemplo, si para ti es importante que aprenda a manejar el programa de email marketing que utilizas en tu empresa, no será imprescindible que lo conozca porque puede formarse. Pero si estás buscando una asistente que sepa programar con código HTML, el conocimiento y la experiencia son necesarios.

 

Conclusión

 

Tener una Asistente Virtual en tu negocio es una manera muy eficaz de profesionalizar tu empresa. Y es que este perfil profesional puede ayudarte a hacer todo tipo de tareas, lo que tú necesites.

 

A la hora de definir el puesto de trabajo de tu próxima asistente, te aconsejo que valores y tengas en cuenta las habilidades que debe tener. 

 

Con esto será todo mucho más fácil, y habrás conseguido conectar con una persona que va a comprender cómo funciona tu empresa y cómo te gusta hacer las cosas, de manera inmediata.

 

¿Estás pensando en contratar a una Asistente Virtual?, ¿hay alguna habilidad que le exiges y no está en este listado? ¡Cuéntame en los comentarios!

 

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